Jakie przepisy nakazują przechowywanie dokumentów?

Michał Łakomiec · 23 sierpnia 2026 r.

Obowiązek przechowywania dokumentów nie wynika w Polsce z jednej ustawy. Przepisy są rozproszone między ustawą o rachunkowości, Ordynacją podatkową, Kodeksem pracy, ustawami ubezpieczeniowymi, Kodeksem spółek handlowych, Prawem przedsiębiorców, przepisami BHP, ustawą AML oraz wieloma regulacjami szczególnymi.

Dlatego pytanie „jak długo trzeba przechowywać dokumenty?” zawsze trzeba poprzedzić pytaniem: jakiego rodzaju dokumentów dotyczy sprawa i z jakiego przepisu wynika obowiązek ich zachowania?

1. Ustawa o rachunkowości – podstawowa regulacja dokumentacji księgowej

Jednym z najważniejszych aktów jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości. Jej art. 71–76 regulują ochronę zbiorów rachunkowych, sposób ich przechowywania oraz okresy retencji. Art. 73 ust. 4 pozwala przekazać zbiory poza jednostkę do podmiotu świadczącego usługi przechowywania dokumentów.

Art. 74 określa m.in. pięcioletni okres dla ksiąg rachunkowych, dokumentacji inwentaryzacyjnej oraz wielu dowodów księgowych. Inaczej liczy się termin dla dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, umów handlowych, kredytów, pożyczek, roszczeń i postępowań. Dlatego określenie „B5” nie zawsze oznacza pięć lat od daty wystawienia dokumentu.

Podstawa prawna: art. 71–76 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.

2. Ordynacja podatkowa – księgi i dokumenty do czasu przedawnienia

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązuje podatników prowadzących księgi podatkowe do przechowywania ksiąg i dokumentów związanych z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że przepisy podatkowe przewidują inaczej.

Nie można więc automatycznie przyjąć, że każdy dokument podatkowy jest zwykłym B5. Przedawnienie może zostać przerwane lub zawieszone, co wpływa na rzeczywisty czas przechowywania. Art. 86 § 2 dodatkowo reguluje obowiązek wskazania miejsca przechowywania ksiąg i dokumentów przy likwidacji osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.

Podstawa prawna: art. 70 oraz art. 86 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.

3. Ustawa o VAT i dokumentacja sprzedażowa

Dokumentacja VAT – w tym faktury, ewidencje i dokumenty służące do rozliczenia podatku – pozostaje powiązana z obowiązkami podatkowymi i okresem przedawnienia. W praktyce trzeba uwzględniać zarówno ustawę o VAT, jak i zasady Ordynacji podatkowej. W przypadku dokumentów elektronicznych znaczenie mają także przepisy dotyczące ich autentyczności, integralności, czytelności i dostępu organu podatkowego.

Podstawa prawna: ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności przepisy dotyczące faktur i ewidencji, w związku z art. 86 Ordynacji podatkowej.

4. Kodeks pracy – dokumentacja pracownicza B10 i wyjątki B50

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nakazuje prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej. Art. 94 pkt 9b stanowi, że dokumentację trzeba przechowywać w sposób gwarantujący poufność, integralność, kompletność i dostępność przez okres zatrudnienia, a następnie co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał.

Dłuższe okresy nadal dotyczą części starszej dokumentacji, dlatego w praktyce spotyka się zarówno B10, jak i B50. Kodeks pracy reguluje również wydawanie dokumentacji po upływie okresu przechowywania oraz jej późniejsze niszczenie.

Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a–9b oraz art. 94⁵–94⁹ Kodeksu pracy.

5. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

Samo stwierdzenie, że trzeba przechowywać „akta osobowe”, nie opisuje całego obowiązku. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa szczegółowo zawartość części A–E akt osobowych oraz dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową, dokumenty dotyczące wynagrodzeń i niektórych świadczeń.

Rozporządzenie reguluje też wymagania dla dokumentacji elektronicznej: jej bezpieczeństwo, integralność, migrację między systemami, formaty i metadane.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r.

6. Ustawa o emeryturach i rentach z FUS – listy płac i karty wynagrodzeń

Art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z FUS jest kluczowy dla dokumentacji płacowej. Płatnik składek ma obowiązek przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty. Dla starszej dokumentacji podstawowy okres wynosi 50 lat, a przepisy przewidują możliwość 10-letniego okresu w określonych przypadkach związanych m.in. z raportem informacyjnym.

Podstawa prawna: art. 125a ust. 4–4a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS.

7. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych – dokumentacja ZUS

Nie każda dokumentacja ZUS ma taki sam okres jak akta osobowe. Art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje pięcioletni okres przechowywania kopii deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących, liczony od dnia ich przekazania do ZUS.

Podstawa prawna: art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

8. Dokumentacja wypadków przy pracy – B10

Kodeks pracy ustanawia osobny obowiązek dotyczący dokumentacji powypadkowej. Pracodawca przechowuje protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową przez 10 lat.

Podstawa prawna: art. 234 § 3¹ Kodeksu pracy.

9. Czynniki szkodliwe w środowisku pracy – B3 i B40

Przepisy BHP wprowadzają znacznie dłuższe okresy dla niektórych dokumentów. Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia przechowuje się przez 3 lata, natomiast rejestry tych czynników i karty badań i pomiarów – przez 40 lat od ostatniego wpisu.

Przy likwidacji zakładu pracy rejestry i karty podlegają przekazaniu właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu.

Podstawa prawna: § 17–18 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 2 lutego 2011 r. w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.

10. Dokumentacja medycyny pracy – 20 lub 40 lat

Dokumentacja medyczna służby medycyny pracy ma własne terminy. Co do zasady przechowuje się ją przez 20 lat od końca roku, w którym dokonano ostatniego wpisu. Dla pracowników narażonych zawodowo na określone czynniki rakotwórcze, mutagenne i biologiczne okres wynosi 40 lat.

Podstawa prawna: § 12 rozporządzenia w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania – tekst jednolity ogłoszony w 2026 r.

11. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach

Ustawa archiwalna ma szczególne znaczenie dla dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców oraz dla działalności profesjonalnych przechowawców. Reguluje m.in. przejmowanie dokumentacji po likwidowanych pracodawcach, obowiązki przechowawcy, warunki działalności regulowanej oraz nadzór nad podmiotami świadczącymi takie usługi.

To właśnie ta ustawa stanowi podstawę prawną dla działalności przedsiębiorców przechowujących dokumentację osobową i płacową pracodawców o czasowym okresie przechowywania.

Podstawa prawna: ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, w szczególności przepisy rozdziału dotyczącego przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej.

12. Kodeks spółek handlowych – dokumenty po rozwiązaniu spółki

Kodeks spółek handlowych określa, kto ma przechowywać księgi i dokumenty rozwiązanej spółki. W przypadku spółki jawnej art. 84 § 3 przewiduje przechowywanie ich przez okres nie krótszy niż 5 lat. Dla spółki z o.o. art. 288 § 3–4 reguluje wskazanie osoby przechowującej dokumentację, a analogiczne rozwiązanie dla spółki akcyjnej znajduje się w art. 476 § 3–4.

Przepisy KSH nie skracają dłuższych terminów wynikających z ustaw szczególnych. Jeżeli w dokumentacji rozwiązanej spółki znajdują się akta pracownicze B50, nadal muszą być przechowywane przez wymagany okres.

Podstawa prawna: art. 84 § 3, art. 288 § 3–4 i art. 476 § 3–4 Kodeksu spółek handlowych.

13. Prawo przedsiębiorców – książka kontroli i dokumenty kontroli

Art. 57 Prawa przedsiębiorców nakazuje prowadzenie i przechowywanie książki kontroli oraz upoważnień i protokołów kontroli. Przepis ten nie wskazuje jednak jednego liczbowego okresu przechowywania. Jeśli dokumentacja kontroli dotyczy równocześnie spraw podatkowych, dotacji, roszczeń albo innych obowiązków, termin trzeba ustalać również na podstawie przepisów dotyczących danej sprawy.

Podstawa prawna: art. 57 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

14. Ustawa AML – dokumentacja przeciwdziałania praniu pieniędzy

AML (ang. Anti-Money Laundering) oznacza przeciwdziałanie praniu pieniędzy. Obowiązki te dotyczą tzw. instytucji obowiązanych wskazanych w ustawie, m.in. banków, instytucji finansowych, części biur rachunkowych, pośredników w obrocie nieruchomościami i innych podmiotów wymienionych w art. 2.

Art. 49 nakazuje przechowywać m.in. kopie dokumentów i informacje uzyskane przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, dowody transakcji, ewidencje oraz wyniki analiz. Podstawowy okres wynosi 5 lat, z możliwością przedłużenia w przypadkach wskazanych w ustawie.

Podstawa prawna: art. 49 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

15. Przepisy sektorowe – dodatkowe obowiązki

Poza przepisami ogólnymi istnieją dziesiątki ustaw branżowych. Dodatkowe obowiązki dokumentacyjne dotyczą m.in. podmiotów leczniczych, aptek, laboratoriów, instytucji finansowych, funduszy inwestycyjnych, firm transportowych, budownictwa, gospodarki odpadami czy rynku kapitałowego.

Przykładowo ustawa o funduszach inwestycyjnych nakłada na towarzystwa obowiązek przechowywania i archiwizowania określonych dokumentów i nośników informacji przez pięć lat od zakończenia roku, w którym je sporządzono, o ile odrębne przepisy nie wymagają dłuższego okresu.

Dlatego przedsiębiorca działający w branży regulowanej powinien sprawdzać nie tylko przepisy ogólne, ale również ustawę sektorową właściwą dla swojej działalności.

RODO nie ustanawia jednego okresu przechowywania dokumentów

RODO jest często błędnie przedstawiane jako źródło pięcioletniego czy dziesięcioletniego terminu przechowywania. W rzeczywistości RODO wprowadza zasadę ograniczenia przechowywania danych osobowych – dane nie powinny być przechowywane dłużej, niż jest to niezbędne do celu ich przetwarzania.

Jeżeli jednak ustawa o rachunkowości, Kodeks pracy, Ordynacja podatkowa albo inny przepis nakazuje zachować dokument przez określony czas, obowiązek ten stanowi podstawę dalszego przetwarzania danych. RODO nie uchyla takich terminów.

Najważniejsze przepisy – tabela zbiorcza

Jak ustalić prawidłowy okres przechowywania?

• Najpierw ustal rodzaj dokumentacji – księgowa, podatkowa, pracownicza, ZUS, BHP, korporacyjna lub branżowa.
• Znajdź konkretny przepis ustanawiający obowiązek przechowywania.
• Sprawdź, od jakiego zdarzenia liczony jest okres – od końca roku, rozwiązania umowy, zakończenia postępowania, ostatniego wpisu itd.
• Uwzględnij przepisy szczególne, które mogą wydłużyć okres.
• Nie mieszaj dokumentów o różnych okresach, bo utrudnia to późniejsze brakowanie i podnosi koszt przechowywania.

Przepisy a koszt przechowywania dokumentów

Im dłuższy ustawowy okres, tym większe znaczenie ma prawidłowe rozdzielenie zasobu. Dokumenty B5 nie powinny być przechowywane przez 50 lat tylko dlatego, że znalazły się w tym samym pudle co dokumentacja pracownicza B50.

Na stronie Archivia można sprawdzić aktualny koszt przechowywania dokumentów według okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji nietypowej lub regulowanej indywidualnie właściwe jest ustalenie terminu i ceny po analizie podstawy prawnej.

Podsumowanie

Obowiązek przechowywania dokumentów jest wynikiem wielu niezależnych regulacji. Ustawa o rachunkowości reguluje dokumentację księgową, Ordynacja podatkowa dokumentację podatkową, Kodeks pracy i przepisy ubezpieczeniowe dokumentację pracowniczą, KSH dokumenty rozwiązanych spółek, a przepisy BHP i branżowe wprowadzają własne, często bardzo długie terminy.

Dlatego profesjonalna archiwizacja dokumentów powinna rozpoczynać się od ustalenia podstawy prawnej dla każdej grupy akt. Dopiero wtedy można prawidłowo określić okres przechowywania, kategorię dokumentacji i termin jej bezpiecznego zniszczenia.

Podstawa prawna i źródła

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości – tekst jednolity 2026.
• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa – tekst jednolity 2026.
• Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – tekst jednolity 2026.
• Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
• Ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS.
• Ustawa z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych.
• Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
• Rozporządzenie dotyczące dokumentacji medycznej służby medycyny pracy – tekst jednolity 2026.