Jakie dokumenty trzeba przechowywać po likwidacji firmy?

Nieuporządkowana dokumentacja pozostała po likwidacji firmy

Michał Łakomiec

Likwidacja firmy nie oznacza, że wraz z wykreśleniem działalności można zniszczyć jej dokumentację. Część akt należy zachować przez kilka lat, część przez kilkadziesiąt lat, a w niektórych przypadkach termin zależy od przedawnienia zobowiązania, zakończenia postępowania albo innego zdarzenia wskazanego w przepisach.

Dlatego przed zakończeniem działalności warto przeprowadzić archiwizację dokumentów, rozdzielić dokumentację według okresów przechowywania i ustalić, kto będzie jej przechowawcą po likwidacji. Pozwala to uniknąć zarówno przedwczesnego zniszczenia ważnych akt, jak i wieloletniego opłacania przechowywania dokumentów, których okres już upłynął.

Jak czytać oznaczenia B? W artykule używamy praktycznych oznaczeń B5, B10, B40 i B50 odpowiadających minimalnym okresom przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Jeżeli przepis określa termin w inny sposób – np. „do przedawnienia zobowiązania” – nie przypisujemy mu sztucznie kategorii B. Kategoria Bc nie jest tu ujmowana jako dokumentacja do wieloletniego przechowywania, a BE dotyczy dokumentacji podlegającej ekspertyzie archiwalnej i w praktyce przedsiębiorstw występuje znacznie rzadziej.

Najważniejsza zasada: nie wszystko po likwidacji jest B5

Nie istnieje jeden ogólny pięcioletni termin dla wszystkich dokumentów przedsiębiorcy. Różne obowiązki wynikają z ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej, Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy emerytalnej, Kodeksu spółek handlowych, Prawa przedsiębiorców, przepisów BHP oraz – w określonych branżach – z ustaw szczególnych.

Katalog dokumentów, które trzeba przechowywać po likwidacji firmy

Rodzaj dokumentacji	Kategoria / termin	Jak długo?	Od kiedy liczyć?	Podstawa prawna	Koszt przechowywania
Księgi rachunkowe	B5	5 lat	Od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą	art. 74 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Dokumentacja inwentaryzacyjna – arkusze spisowe, zestawienia i rozliczenia inwentaryzacji	B5	5 lat	Od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczy dokumentacja	art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Dokumentacja przyjętych zasad rachunkowości – m.in. plan kont i opis systemu rachunkowości	B5*	Co najmniej 5 lat	Od upływu okresu jej ważności	art. 74 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Pozostałe dowody księgowe i sprawozdania wymagane ustawą o rachunkowości	B5	5 lat	Zgodnie z zasadą art. 74 ust. 3	art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe oraz dokumenty wskazane w art. 74 ust. 1	B5*	Co najmniej 5 lat	Od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym sprawozdanie zatwierdzono	art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, kredytów, pożyczek, umów handlowych oraz określonych roszczeń i postępowań	B5*	5 lat	Od początku roku następującego po roku, w którym sprawa została ostatecznie zakończona, rozliczona, spłacona lub przedawniona	art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości	Sprawdź koszt B5 →
Dokumentacja rękojmi i reklamacji	1 rok po zdarzeniu wskazanym w ustawie	1 rok	Po upływie rękojmi albo po rozliczeniu reklamacji	art. 74 ust. 2 pkt 6 ustawy o rachunkowości	Zapytaj o wycenę →
Księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem – w tym dokumenty potrzebne do rozliczeń podatkowych	Do przedawnienia zobowiązania	Nie ma jednego stałego B5	Do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej	art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej	Zapytaj o wycenę →
Dokumentacja pracownicza – akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy	B10 / B50	10 albo 50 lat	Zależnie od daty zatrudnienia oraz zastosowania przepisów o raporcie informacyjnym ZUS RIA	art. 94 pkt 9a–9b Kodeksu pracy oraz przepisy przejściowe dotyczące skrócenia okresu przechowywania	Sprawdź koszt B10/B50 →
Listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty	B10 / B50	10 albo 50 lat	Zależnie od okresu zatrudnienia i przesłanek ustawowych	art. 125a ust. 4–4a ustawy o emeryturach i rentach z FUS	Sprawdź koszt B10/B50 →
Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych i dokumentów korygujących ZUS	B5	5 lat	Od dnia przekazania dokumentu do ZUS	art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych	Sprawdź koszt B5 →
Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia oraz karty badań i pomiarów	B40	40 lat	Od daty ostatniego wpisu	§ 18 ust. 3–4 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy	Przy likwidacji przekazać właściwemu PIS
Wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia	B3	3 lata	Od daty wykonania badania lub pomiaru	§ 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy	Sprawdź koszt B3 →
Dokumentacja AML – kopie dokumentów identyfikacyjnych, informacje oraz dowody i ewidencje transakcji – tylko dla instytucji obowiązanych	B5	5 lat, z możliwością przedłużenia w ustawowych przypadkach	Od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od transakcji okazjonalnej	art. 49 ust. 1 i 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu	Sprawdź koszt B5 →
Wyniki analiz AML – tylko dla instytucji obowiązanych	B5	5 lat, z możliwością ustawowego przedłużenia	Od dnia przeprowadzenia analizy	art. 49 ust. 2–3 ustawy AML	Sprawdź koszt B5 →
Książka kontroli, upoważnienia i protokoły kontroli przedsiębiorcy	Termin nieokreślony w art. 57	Brak jednego ustawowego okresu w tym przepisie	Przepis nakazuje ich prowadzenie i przechowywanie	art. 57 ust. 1 Prawa przedsiębiorców	Zapytaj o wycenę →
Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki jawnej	co najmniej B5	Nie krócej niż 5 lat	Po rozwiązaniu spółki	art. 84 § 3 Kodeksu spółek handlowych	Sprawdź koszt B5 →
Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki z o.o.	Według rodzaju dokumentacji	B5, B10, B50 itd. – zależnie od dokumentów	Zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów szczególnych	art. 288 § 3–4 Kodeksu spółek handlowych oraz przepisy szczególne właściwe dla danej dokumentacji	Sprawdź cennik przechowywania →
Księgi i dokumenty rozwiązanej spółki akcyjnej	Według rodzaju dokumentacji	B5, B10, B50 itd. – zależnie od dokumentów	Zgodnie z terminami wynikającymi z przepisów szczególnych	art. 476 § 3–4 Kodeksu spółek handlowych oraz przepisy szczególne właściwe dla danej dokumentacji	Sprawdź cennik przechowywania →

* Oznaczenie B5 przy dokumentach, których pięcioletni okres zaczyna biec dopiero od utraty ważności, zakończenia sprawy, rozliczenia albo innego zdarzenia, należy rozumieć jako pięcioletni okres liczony od tego zdarzenia, a nie od dnia powstania dokumentu.

Dokumenty podatkowe po likwidacji – trzeba wskazać miejsce ich przechowywania

Ordynacja podatkowa przewiduje dodatkowy obowiązek istotny właśnie przy likwidacji. Zgodnie z art. 86 § 2 Ordynacji podatkowej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej albo jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej zawiadamia właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Informację należy przekazać najpóźniej w ostatnim dniu istnienia podmiotu.

Akta pracownicze po likwidacji firmy – B10 albo B50

Największe ryzyko błędu dotyczy dokumentacji pracowniczej. Obecna zasada z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przewiduje przechowywanie dokumentacji przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Nie oznacza to jednak, że wszystkie akta znajdujące się w likwidowanej firmie automatycznie są B10.

Dla starszych stosunków pracy nadal może obowiązywać okres 50-letni. W przypadku zatrudnienia z lat 1999–2018 możliwość skrócenia okresu jest związana z procedurą raportów informacyjnych ZUS. Dlatego przed likwidacją przedsiębiorstwa trzeba osobno zweryfikować każdą grupę akt osobowych i płacowych.

Dokumentacja pracownicza ma również szczególny status na gruncie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. W razie likwidacji pracodawcy trzeba zapewnić jej dalsze przechowywanie przez podmiot uprawniony do prowadzenia tej działalności.

Dokumenty ZUS – nie wszystko przechowuje się tak długo jak akta osobowe

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących ZUS mają własny pięcioletni okres przechowywania. Wynika on z art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i jest liczony od dnia przekazania dokumentu do ZUS.

Nie należy więc łączyć tych dokumentów w jedną kategorię z aktami osobowymi lub listami płac B50. Prawidłowe wydzielenie B5 może istotnie zmniejszyć późniejszy koszt przechowywania dokumentów po likwidacji firmy.

Dokumentacja BHP – przypadek B40

Rejestry czynników szkodliwych dla zdrowia oraz karty badań i pomiarów są przechowywane przez 40 lat od ostatniego wpisu. W tym przypadku ustawodawca przewidział jednak szczególny tryb po likwidacji zakładu pracy: pracodawca przekazuje rejestr i karty właściwemu państwowemu inspektorowi sanitarnemu.

Nie jest to więc dokumentacja, którą po likwidacji należy automatycznie przekazać komercyjnemu przechowawcy. Z kolei same wyniki badań i pomiarów mają krótszy, trzyletni okres wynikający z § 17 ust. 1 tego samego rozporządzenia.

Dokumentacja spółek po rozwiązaniu – Kodeks spółek handlowych

Przy likwidacji spółki nie wystarczy ustalić, jak długo przechowywać poszczególne dokumenty. Trzeba też ustalić, kto będzie ich przechowawcą po wykreśleniu spółki z rejestru.

W spółce jawnej art. 84 § 3 KSH wymaga oddania ksiąg i dokumentów wspólnikowi albo osobie trzeciej na okres nie krótszy niż 5 lat. Jeżeli nikt nie wyrazi zgody, przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy. Ten pięcioletni termin nie skraca jednak dłuższych okresów wynikających z innych ustaw – np. B50 dla części dokumentacji pracowniczej.

W spółce z o.o. art. 288 § 3–4 KSH przewiduje przekazanie ksiąg i dokumentów osobie wskazanej w umowie spółki albo uchwale wspólników, a w braku takiego wskazania – osobie wyznaczonej przez sąd rejestrowy. Analogiczny mechanizm dla spółki akcyjnej wynika z art. 476 § 3–4 KSH.

Książka kontroli i protokoły – Prawo przedsiębiorców

Art. 57 ust. 1 Prawa przedsiębiorców nakazuje przedsiębiorcy prowadzić i przechowywać książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli. Przepis nie określa jednak jednego liczbowego okresu, dlatego nie ma podstaw do mechanicznego oznaczania wszystkich tych dokumentów jako B5 lub B10.

Jeżeli protokół kontroli dotyczy jednocześnie sprawy podatkowej, rozliczenia dotacji, roszczenia albo innej dokumentacji objętej szczególnym okresem, termin przechowywania trzeba ustalać według przepisów właściwych dla tej sprawy.

Dokumentacja AML – B5 dla instytucji obowiązanych

AML (ang. Anti-Money Laundering) oznacza przeciwdziałanie praniu pieniędzy. W Polsce obowiązki w tym zakresie reguluje ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Przepisy AML nie dotyczą każdego przedsiębiorcy, lecz przede wszystkim podmiotów wskazanych w art. 2 tej ustawy jako instytucje obowiązane. Należą do nich m.in. banki i inne instytucje finansowe, biura rachunkowe, określeni przedsiębiorcy świadczący usługi księgowe lub związane z tworzeniem i obsługą spółek, pośrednicy w obrocie nieruchomościami, notariusze i inne podmioty wymienione w ustawie.

Jeżeli likwidowana firma była instytucją obowiązaną, po zakończeniu działalności trzeba uwzględnić również dokumentację wytworzoną w związku z wykonywaniem obowiązków AML. Zgodnie z art. 49 ustawy AML przechowywaniu podlegają m.in. kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, a także dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji.

Podstawowy okres przechowywania tej dokumentacji wynosi 5 lat. Dla dokumentów związanych ze stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego okres ten liczy się od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Wyniki analiz przeprowadzanych na podstawie ustawy AML przechowuje się przez 5 lat od dnia ich wykonania.

Generalny Inspektor może w ustawowych przypadkach zażądać dalszego przechowywania przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat. Art. 49 ust. 5 wprost reguluje również przypadek likwidacji, odsyłając do zasad ustawy o rachunkowości.

Nie mieszaj B5 z B50

Najdroższym błędem organizacyjnym jest przejęcie całej dokumentacji likwidowanej firmy jako jednego niepodzielnego zasobu. Jeżeli w tym samym pudle znajdą się dokumenty B5 i B50, w praktyce pudło trzeba będzie traktować według najdłuższego okresu.

Dlatego przed przekazaniem akt do przechowywania dokumentów warto przeprowadzić ich kwalifikację i rozdzielić zasób według terminów: B3, B5, B10, B40, B50 oraz dokumentację o terminach zależnych od przedawnienia, zakończenia postępowania albo innego zdarzenia.

Dobrze wykonane porządkowanie dokumentów może realnie obniżyć koszt przechowywania po likwidacji. Nie ma uzasadnienia, aby przez 50 lat płacić za dokumenty, które zgodnie z prawem mogły zostać wydzielone i zniszczone po 5 latach.

Ile kosztuje przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy?

Na stronie Archivia publikujemy cennik przechowywania według kategorii archiwalnych. W tabeli powyżej przy dokumentach o ustalonym okresie B5, B10 lub B50 znajdują się bezpośrednie linki do aktualnego cennika przechowywania dokumentów. Dzięki temu cena nie jest kopiowana do artykułu i pozostaje aktualna po zmianie cennika.

Jeżeli dla konkretnego okresu – np. B40 – nie ma osobnej pozycji w standardowym cenniku, koszt wymaga indywidualnej wyceny. Wyjątkiem są dokumenty, które przy likwidacji należy z mocy prawa przekazać właściwemu organowi; przy nich nie umieszczamy linku sprzedażowego.

Co zrobić z dokumentami przed wykreśleniem firmy?

Rozpoznać rodzaje dokumentacji i oddzielić akta księgowe, podatkowe, pracownicze, ZUS, BHP oraz dokumenty korporacyjne.
Ustalić dla każdej grupy konkretną podstawę prawną i prawidłowy moment rozpoczęcia biegu okresu przechowywania.
Rozdzielić dokumentację według okresów – przede wszystkim B3, B5, B10, B40 i B50 oraz terminów zależnych od przedawnienia lub zakończenia sprawy.
Wskazać przechowawcę dokumentów zgodnie z wymaganiami właściwymi dla formy prawnej firmy.
Zawiadomić właściwe organy, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów – np. organ podatkowy o miejscu przechowywania ksiąg lub PIS w zakresie rejestrów czynników szkodliwych.

Jakie dokumenty trzeba więc przechowywać po likwidacji firmy?

Nie ma jednej odpowiedzi „wszystkie przez 5 lat”. W jednej likwidowanej firmie mogą jednocześnie występować dokumenty B3, B5, B10, B40 i B50, dokumenty podatkowe przechowywane do przedawnienia zobowiązania oraz dokumenty związane z postępowaniami, których termin rozpocznie się dopiero po ich zakończeniu.

Najbezpieczniej potraktować likwidację jako osobny proces archiwalny: zinwentaryzować dokumenty, przypisać im właściwe okresy, wskazać podstawy prawne i dopiero wtedy zdecydować o dalszym przechowywaniu albo przekazaniu właściwemu organowi.

Archivia świadczy usługi przechowywania dokumentów, archiwizacji dokumentów i porządkowania zasobów firmowych przed likwidacją. Prawidłowe rozdzielenie B5, B10 i B50 pozwala nie tylko spełnić obowiązki prawne, ale także ograniczyć koszt wieloletniego przechowywania.