Przechowywanie dokumentów i akt

Akta osobowe, listy płac i kartoteki zarobkowe

Akta osobowe wymagają 10- lub 50-letniego okresu przechowywania, a dokumentacja płacowa — 50-letniego. Przechowujemy oba rodzaje dokumentów. W przypadku akt osobowych ewidencjonujemy każdą teczkę, odnotowując brak istotnych dokumentów. Listy płac i kartoteki wynagrodzeń konserwujemy, ewidencjonujemy i przechowujemy zgodnie z przepisami prawa. Posiadanie dokumentów osobowo-płacowych zgłaszamy do ZUS i NDAP, a pracownikom, których akta dotyczą, wydajemy dokumenty niezbędne do celów emerytalno-rentowych.

Dokumentacja księgowa, handlowa i magazynowa

Dokumentację księgową, handlową i magazynową przechowujemy w warunkach właściwych dla dokumentów osobowo-płacowych, mimo że prawo nie nakłada tak restrykcyjnych wymagań. Zapewnia to czytelność dokumentacji oraz szybki i niezawodny dostęp do niej. Dokumentację taką, z pewnymi wyjątkami, przechowuje się przez 5 lat, a po upływie wymaganego okresu można ją przeznaczyć do zniszczenia. Duża ilość tego rodzaju dokumentów sprawia, że proces ten może być skomplikowany. Wychodząc naprzeciw wymaganiom klientów, niszczymy dokumenty po upływie okresu przechowywania w naszej niszczarni bez dodatkowych kosztów.

Dokumentacja badań klinicznych

Przechowujemy dokumentację badań klinicznych z zachowaniem kontroli dostępu i ewidencji. Okres jej przechowywania każdorazowo zależy od wymagań sponsora badania, a dodatkową trudność może stanowić język, w którym została sporządzona, ponieważ często nie jest to język polski. Uporządkowanie takiej dokumentacji wymaga skrupulatnego podejścia ze względu na materię i przedmiot badań. Dokumentacja zawiera również dużą ilość danych wrażliwych, dlatego wymaga odpowiedniego zabezpieczenia. Poza standardową, rygorystyczną procedurą przechowywania tego rodzaju danych oferujemy także cyfrowy dostęp do dokumentacji poprzez panel RCD eBadaniaKliniczne, który można dodatkowo zamówić.

Przechowywanie dokumentacji medycznej

Oferujemy przechowywanie papierowej dokumentacji medycznej kategorii B20 i B22 dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Przejmujemy dokumentację po uzgodnieniu zakresu, sposobu jej ewidencjonowania oraz zasad dostępu do akt. Zapewniamy uporządkowane rozmieszczenie zasobu i kontrolę dostępu, z uwzględnieniem poufnego charakteru danych pacjentów.

Okres przechowywania ustalamy na podstawie rodzaju dokumentacji i właściwych przepisów. Sposób przekazywania dokumentów, uprawnienia do ich udostępniania oraz zakres obsługi określamy indywidualnie w umowie.

Dokumentacja techniczna inwestycji

Obsługujemy dokumentację powstałą w wyniku prowadzenia inwestycji, zarówno techniczną, jak i aktową. Na dokumentację taką składają się wszelkie decyzje i zezwolenia, a także dokumentacja projektowa, kartograficzna i geodezyjna, operaty oraz różnego rodzaju kosztorysy. Dzięki doświadczeniu w obsłudze inwestycji, budów oraz usługowym porządkowaniu zasobów możemy zaoferować nie tylko przechowywanie dokumentacji przez okres przewidziany przepisami, przy stałej współpracy z inwestorem lub użytkownikiem, lecz także całodobowe udostępnianie dokumentacji poprzez dedykowany panel RCD eProjekt.

Dokumentacja spółdzielcza

Usługę przechowywania dokumentacji członkowskiej, lokalowej, administracyjnej i technicznej świadczymy od wielu lat na rzecz zlikwidowanych spółdzielni. Poza dokumentacją charakterystyczną dla ich działalności przechowujemy również dokumenty jednostek organizacyjnych powołanych przez spółdzielnię w celach komercyjnych, np. sklepów patronackich lub punktów usługowych.

Dokumentacja organizacyjna

Przechowywanie uchwał, protokołów, zarządzeń i pozostałej dokumentacji organizacyjnej.

Inna dokumentacja papierowa

Wycena zależna od rodzaju, ilości, stanu uporządkowania i okresu przechowywania.

Nośniki danych

Przechowywanie fizycznych nośników danych w zabezpieczonych warunkach.