Archivia Lista przechowywanych zakładów

Usługi archiwistyczne Archivia

Porządkowanie dokumentów i akt

Nadajemy dokumentacji prawidłowy układ, kategorię archiwalną i ewidencję. Pracujemy z materiałami archiwalnymi, dokumentacją masową oraz zasobami wymagającymi specjalistycznej wiedzy.

Poznaj zakresSprawdź ceny
Cennik Sprawdź ceny tej usługiPrzejdź bezpośrednio do cen na tej stronie.

Opracowanie zasobu

Porządek, który pozwala dokumentację odnaleźć, wykorzystać i bezpiecznie przechować

Porządkowanie dokumentacji nie polega wyłącznie na ułożeniu teczek na półkach. To proces obejmujący rozpoznanie zasobu, segregację, klasyfikację, kwalifikację, systematyzację, opis jednostek oraz przygotowanie właściwej ewidencji.

Zakres prac dostosowujemy do rodzaju akt, ich stanu, obowiązujących okresów przechowywania i celu opracowania. Przygotowujemy spisy zdawczo-odbiorcze, inwentarze, skorowidze, indeksy oraz dokumentację potrzebną do brakowania albo przekazania materiałów archiwalnych.

Rodzaje dokumentacji

Przejdź do wybranego zakresu

Najwyższy standard opracowania

Porządkowanie materiałów archiwalnych – kategoria A

Porządkowanie materiałów archiwalnych jest najbardziej skomplikowaną i czasochłonną częścią opracowania zasobu. Jednostki archiwalne należy nie tylko posegregować, zewidencjonować, zaklasyfikować i zakwalifikować, lecz także opracować technicznie w sposób właściwy dla dokumentacji o trwałej wartości.

Dokumenty układamy sprawami albo chronologicznie w obrębie teczki. Strony numerujemy miękkim ołówkiem, a do opakowania wykorzystujemy wysokiej jakości materiały bezkwasowe. Sposób opisu, ewidencjonowania i zabezpieczenia dostosowujemy do charakteru zasobu oraz wymagań właściwego archiwum państwowego.

układ aktpaginacjamateriały bezkwasoweewidencja

Dokumentacja o czasowym okresie przechowywania

Porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej – kategoria B

Porządkowanie dokumentacji oznaczonej symbolem B z dodatkiem kwalifikatora liczbowego jest mniej wymagające technicznie niż opracowanie materiałów archiwalnych. Ze względu na masowość tej dokumentacji wymaga jednak czasu, doświadczenia i sprawnej organizacji prac.

Do dokumentacji niearchiwalnej należą najbardziej powszechne dokumenty występujące w organizacjach: akta księgowe, organizacyjne, magazynowe, handlowe oraz osobowo-płacowe. Szczególnym rodzajem jest dokumentacja techniczna, która ma charakter nieaktowy, a jej okres przechowywania – z określonymi wyjątkami – również wynika z kwalifikatora archiwalnego.

dokumentacja masowakwalifikatory Bukład rzeczowyterminy przechowywania

Jedna teczka – jedna osoba

Porządkowanie akt osobowych i studenckich

Teczki osobowe i studenckie, a także indywidualna dokumentacja medyczna, mają powtarzalny i personalny charakter. Każda jednostka dotyczy jednej osoby, dlatego układ dokumentów, sposób opisu oraz ewidencjonowanie różnią się od dokumentacji masowej.

Jednostki tworzące akta personalne są zwykle znacznie węższe od teczek dokumentacji rzeczowej. W jednym metrze bieżącym mieści się ich więcej, co zwiększa liczbę opisów, wpisów ewidencyjnych oraz zużycie materiałów. Z tego względu cenę porządkowania takich akt obliczamy najczęściej od liczby jednostek, a nie wyłącznie od objętości zasobu.

akta pracowniczeakta studenckieteczki personalnewycena za jednostkę

Zasób wymagający uwzględnienia praktyki właściwego archiwum

Porządkowanie kopert dowodowych i kart mieszkańców

Usługę porządkowania kopert dowodowych świadczymy przede wszystkim dla urzędów gmin. Dokumentacja ta może mieć różne kategorie archiwalne – od A, przez BE50, po B10 – dlatego sposób jej opracowania powinien uwzględniać zarówno kwalifikację, jak i lokalne uwarunkowania zasobu.

W zależności od regionu Polski koperty różnią się szczególnie w części obejmującej dokumentację zgromadzoną przy wydawaniu pierwszego dowodu osobistego. Różne mogą być również wymagania archiwów państwowych przejmujących materiały. Najbardziej precyzyjną wycenę przygotowujemy więc po zapoznaniu się z wytycznymi właściwego archiwum. Gdy takich wytycznych nie ma, zakres prac ustalamy na podstawie powszechnie obowiązujących zasad.

kategorie A, BE50 i B10ewidencja osobowawytyczne archiwumurzędy gmin

Znajomość obiektów, inwestycji i rysunku technicznego

Porządkowanie dokumentacji technicznej

Porządkowanie dokumentacji technicznej wymaga przede wszystkim zrozumienia obiektów i przedsięwzięć, których dotyczy. Pomocna jest umiejętność czytania rysunku technicznego, rozpoznawania rodzajów projektów oraz łączenia dokumentacji nieaktowej z odpowiadającą jej dokumentacją aktową.

Projekty, mapy i rysunki bywają ściśle związane z korespondencją, decyzjami administracyjnymi oraz dokumentacją dotyczącą budów, remontów i wyburzeń. Zróżnicowane formy tej dokumentacji znamy z wielu realizacji, a także z tworzenia własnej dokumentacji technicznej związanej z budową mobilnych archiwów. Połączenie doświadczenia w porządkowaniu i praktycznym wykorzystywaniu takich materiałów pozwala nam rozumieć logikę ich systematyzacji.

projekty i rysunkidokumentacja budowlanaformaty nietypowepowiązania z aktami

Przygotowanie dokumentacji do przejęcia

Przekazywanie akt do archiwum państwowego

Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego jest czynnością wykonywaną stosunkowo rzadko, lecz w określonych sytuacjach wymaganą. Formalny proces przygotowania dokumentacji oraz konieczność dostosowania jednostek archiwalnych do wymogów konkretnego archiwum mogą być skomplikowane.

Wspieramy klienta w rozpoznaniu zasobu, uzgodnieniu zakresu prac, uporządkowaniu akt, wykonaniu ewidencji i przygotowaniu jednostek do przejęcia. Każde zlecenie wyceniamy indywidualnie, ponieważ wymaga analizy stanu dokumentacji, oczekiwań właściwego archiwum oraz przeprowadzenia studiów wstępnych.

Cena: do ustaleniaWycena po analizie zasobu i wymagań właściwego archiwum państwowego.

Rzadko spotykana kompetencja archiwistyczna

Wartościowanie akt osobowych

Wartościowanie akt osobowych jest usługą niemal unikatową. To rozbudowany i skomplikowany proces wymagający ścisłej współpracy z właściwym archiwum państwowym oraz dobrej znajomości historii podmiotu, sposobu prowadzenia dokumentacji i znaczenia poszczególnych grup akt.

Posiadamy doświadczenie w realizacji tego rodzaju przedsięwzięć. Jeżeli archiwum państwowe dopuści przeprowadzenie procesu, możemy wykonać wartościowanie akt osobowych dla różnego rodzaju podmiotów. Zakres i cena są każdorazowo ustalane indywidualnie po analizie dokumentacji i uzgodnieniu trybu postępowania.

Cena: do ustaleniaRealizacja po konsultacji i uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.

Miejsce realizacji

Dokumenty możemy porządkować w Archivia albo u klienta

Wariant podstawowy

W magazynie Archivia

Odbieramy dokumentację i opracowujemy ją w warunkach przygotowanych do pracy z dużymi zasobami. Pozwala to sprawnie organizować zespół, materiały i kolejne etapy realizacji.

  • podstawowe stawki z cennika
  • materiały archiwizacyjne w cenie
  • możliwość pracy niezależnie od godzin klienta
  • dogodne warunki dla dużych zasobów

Dokumentacja pozostaje na miejscu

W siedzibie klienta

Prace prowadzimy w archiwum lub składnicy akt klienta. Ten wariant wybierany jest najczęściej wtedy, gdy dokumentacja musi pozostać w jednostce lub jest stale potrzebna pracownikom.

  • stały dostęp klienta do akt
  • bieżące konsultowanie nietypowych przypadków
  • brak transportu zasobu
  • cena podstawowa powiększona o 45%

Cennik brutto

Ceny porządkowania dokumentów

Stawki podstawowe dotyczą prac wykonywanych w magazynie Archivia. Przy realizacji w siedzibie klienta cena każdej usługi wynosi dokładnie 145% stawki podstawowej.

Rodzaj usługiMagazyn ArchiviaU klienta (+45%)Jednostka
Porządkowanie dokumentacji kategorii Aod 1 845,00 złod 2 675,25 złmetr bieżący
Porządkowanie dokumentacji kategorii Bod 369,00 złod 535,05 złmetr bieżący
Dokumentacja kategorii B powyżej B10, według podwyższonych standardówod 1 230,00 złod 1 783,50 złmetr bieżący
Porządkowanie dokumentacji technicznejod 615,00 złod 891,75 złmetr bieżący
Porządkowanie jednostek archiwalnych, np. teczek akt osobowych, klientów lub studentówod 30,70 złod 44,52 złsztuka
Porządkowanie kopert dowodowychod 61,50 złod 89,18 złsztuka
Brakowanie dokumentacji z natury, bez wcześniejszego uporządkowaniaod 184,50 złod 267,53 złmetr bieżący
Brakowanie dokumentacji ze spisówod 123,00 złod 178,35 złmetr bieżący
Przekazanie akt do archiwum państwowegoCena do ustaleniawycena indywidualna
Wartościowanie akt osobowychCena do ustaleniawycena indywidualna

Ceny obejmują czynności związane z porządkowaniem oraz standardowe materiały archiwizacyjne. Ostateczna wartość zlecenia zależy od rodzaju, ilości, stanu i stopnia uporządkowania zasobu.

Przebieg współpracy

Od rozpoznania zasobu do gotowej ewidencji

1

Analiza

Ustalamy rodzaj, ilość, stan dokumentacji i cel opracowania.

2

Plan prac

Dobieramy metodykę, skład zespołu, materiały i miejsce realizacji.

3

Opracowanie

Segregujemy, klasyfikujemy, kwalifikujemy, opisujemy i ewidencjonujemy.

4

Przekazanie efektów

Oddajemy uporządkowany zasób wraz ze spisami i ustaloną dokumentacją.

Najczęstsze pytania

Porządkowanie dokumentów – pytania i odpowiedzi

Czy dokumentacja może pozostać w naszej siedzibie?

Tak. Usługę realizujemy zarówno w magazynie Archivia, jak i bezpośrednio u klienta. W drugim wariancie do ceny podstawowej doliczane jest 45%.

Czy materiały archiwizacyjne są w cenie?

Tak. Standardowe materiały potrzebne do prawidłowego opracowania dokumentacji są uwzględnione w cenie porządkowania.

Jakie informacje są potrzebne do wyceny?

Najważniejsze są rodzaj dokumentacji, jej ilość, stan uporządkowania i miejsce realizacji. Pomocne są zdjęcia zasobu oraz informacje o wymaganych spisach lub wytycznych archiwum państwowego.

Dlaczego przekazanie akt i wartościowanie nie mają stałej ceny?

Obie usługi wymagają indywidualnej analizy dokumentacji, konsultacji i uwzględnienia wymagań właściwego archiwum państwowego. Zakres prac może znacząco różnić się pomiędzy podmiotami.

Czy porządkujecie dokumentację techniczną w dużych formatach?

Tak. Opracowujemy projekty, mapy, rysunki i inne materiały nieaktowe, również w formatach wymagających niestandardowego sposobu przechowywania i ewidencjonowania.

Wycena dopasowana do zasobu

Prześlij informacje o dokumentacji

Podaj rodzaj i ilość akt oraz miejsce realizacji. Na tej podstawie określimy zakres prac i przygotujemy ofertę.

Skontaktuj się z Archivia