Normatywy kancelaryjno-archiwalne

Instrukcje i wykazy akt dopasowane do Twojej jednostki

Oferujemy gotowe rozwiązania dla wielu rodzajów instytucji oraz indywidualne opracowania tworzone przez zespół prawników i archiwistów na podstawie struktury, zadań i dokumentacji klienta.

Cennik Sprawdź ceny tej usługiPrzejdź bezpośrednio do cen na tej stronie.

Gotowe albo tworzone od podstaw

Różnorodność rozwiązań i indywidualne podejście

Nie każda jednostka potrzebuje normatywów tworzonych od pustej kartki, ale żaden gotowy wzór nie powinien być wdrażany bez sprawdzenia, czy odpowiada rzeczywistym zadaniom i dokumentacji organizacji.

Dla wielu typów jednostek przygotowaliśmy sprawdzone zestawy bazowe. Obejmują one szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, zarządy dróg, zespoły obsługi oświaty, spółdzielnie mieszkaniowe, zarządców nieruchomości, ośrodki polityki społecznej i uczelnie wyższe.

Każdy komplet jest następnie dostosowywany do konkretnego klienta. Analizujemy strukturę organizacyjną, zadania komórek, sposób obiegu dokumentów, używane systemy i charakterystyczne rodzaje spraw. Dzięki temu gotowe rozwiązanie staje się realnym narzędziem pracy, a nie tylko formalnym dokumentem.

Komplet instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i instrukcji archiwalnej Archivia
Komplet normatywów może obejmować instrukcję kancelaryjną, JRWA, instrukcję archiwalną i przepisy wprowadzające.

Trzy podstawowe normatywy

Co regulują instrukcje i wykaz akt?

Dokumenty wzajemnie się uzupełniają i wspólnie opisują cały cykl życia dokumentacji – od jej wpływu lub powstania po przekazanie do archiwum, brakowanie albo wieczyste przechowywanie.

Obieg dokumentów

Instrukcja kancelaryjna

Jest podstawowym normatywem regulującym obieg dokumentacji w jednostce. Określa zasady przyjmowania i rejestrowania pism, zakładania oraz prowadzenia spraw, dekretacji, wysyłania korespondencji, znakowania spraw i przekazywania akt do archiwum.

Prawidłowo stosowana instrukcja porządkuje współpracę pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pozwala ograniczyć błędy, zagubienia dokumentów oraz niejednolite praktyki kancelaryjne.

Archiwum zakładowe

Instrukcja archiwalna

Reguluje dalsze postępowanie z dokumentacją po jej przekazaniu do archiwum zakładowego lub składnicy akt. Określa sposób przejmowania, ewidencjonowania, rozmieszczania, zabezpieczania i udostępniania akt.

Opisuje również zasady brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz wymagania, które powinno spełniać pomieszczenie przeznaczone do przechowywania dokumentów.

Sprawdzone podstawy

Gotowe rozwiązania dla wielu rodzajów jednostek

Wieloletnie doświadczenie pozwoliło nam przygotować rozbudowane zestawy bazowe dla jednostek o podobnych zadaniach. Nie są to przypadkowe wzory pobrane z Internetu, lecz rozwiązania wypracowane podczas realizacji projektów kancelaryjno-archiwalnych.

Gotowy zestaw skraca czas opracowania i obniża koszt usługi, a jednocześnie pozostaje dostosowywany do struktury organizacyjnej, nazewnictwa komórek, zakresów działania oraz dokumentacji konkretnego klienta.

szkoły przedszkola OPS i MOPS zarządy dróg zespoły obsługi oświaty spółdzielnie mieszkaniowe zarządcy nieruchomości uczelnie wyższe
Dokument przedstawiający przepisy i procedury kancelaryjno-archiwalne
Prawnik i archiwista omawiający projekt instrukcji i wykazu akt

Indywidualne opracowanie

Normatywy tworzone wspólnie z pracownikami klienta

W jednostkach o nietypowej strukturze, wyspecjalizowanych zadaniach albo rozbudowanym obiegu dokumentów przygotowujemy komplet od podstaw.

Warsztaty z pracownikami pozwalają poznać faktyczny sposób wykonywania zadań, nazwy prowadzonych spraw i dokumenty wytwarzane w poszczególnych komórkach. Projekt nie narzuca organizacji sztucznych procedur – porządkuje istniejące procesy i dostosowuje je do wymagań prawnych.

  • analiza struktury i zakresów działania,
  • rozpoznanie obiegu dokumentów papierowych i elektronicznych,
  • konsultacje projektu z pracownikami,
  • aktualizacja istniejących instrukcji i wykazów akt,
  • wdrożenie dokumentów i szkolenie użytkowników.

Prawo i praktyka

Doświadczenie w tworzeniu prawa wewnętrznego

Normatywy kancelaryjno-archiwalne są przepisami wewnętrznymi jednostki. Muszą być jednocześnie zgodne z prawem, spójne, wykonalne i zrozumiałe dla osób, które będą posługiwać się nimi każdego dnia.

Zespół prawników i archiwistów

Dokumenty przygotowują specjaliści łączący znajomość prawa z praktycznym doświadczeniem w zarządzaniu dokumentacją i prowadzeniu archiwów.

Jednostki publiczne i samorządowe

Tworzyliśmy normatywy dla podmiotów podlegających rygorystycznym wymaganiom prawnym i kontroli właściwych archiwów państwowych.

Reprezentacja przed archiwum

Jednostkom państwowym i samorządowym możemy zapewnić wsparcie w uzgodnieniach oraz reprezentację przed organem zatwierdzającym komplet normatywów.

Wdrożenie i szkolenie

Realizację możemy zakończyć szkoleniem pracowników z posługiwania się instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną i JRWA.

Co otrzymujesz?

Kompletny zestaw gotowy do wdrożenia

01Instrukcja kancelaryjna

Zasady obiegu, rejestrowania i prowadzenia dokumentacji.

02Jednolity rzeczowy wykaz akt

Klasyfikacja spraw, symbole i kategorie archiwalne.

03Instrukcja archiwalna

Zasady działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.

04Przepisy wprowadzające

Projekt zarządzenia lub innego aktu wdrażającego normatywy.

05Prezentacja szkoleniowa

Ogólny materiał pomagający pracownikom rozpocząć stosowanie nowych zasad.

Cennik gotowych normatywów

Wybierz rodzaj jednostki

Cena obejmuje komplet wskazany poniżej. Dokumenty są dostosowywane do potrzeb konkretnej jednostki i charakterystycznej dokumentacji wytwarzanej przez jej pracowników.

Rodzaj jednostki lub opracowania Cena brutto za komplet
Szkoła2 000,00 zł
Przedszkole2 000,00 zł
Ośrodek Pomocy Społecznej2 800,00 zł
Zarząd dróg – powiatowy lub wojewódzki2 800,00 zł
Zespół obsługi oświaty3 500,00 zł
Spółdzielnia mieszkaniowa / zarząd nieruchomości2 800,00 zł
Ośrodek polityki społecznej4 000,00 zł
Uczelnia wyższa15 000,00 zł
Instrukcja przekwalifikowania dokumentacji powstałej przed 2011 r. według wykazu akt z 2011 r.10 000,00 zł
Inne jednostki organizacyjnedo uzgodnienia

Komplet obejmuje instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt lub archiwum zakładowego oraz przepisy wprowadzające. Zakres niestandardowy i dodatkowe prace wyceniamy indywidualnie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy gotowe normatywy są dostosowywane do naszej jednostki?

Tak. Zestaw bazowy jest każdorazowo analizowany i dostosowywany do struktury organizacyjnej, zadań, sposobu obiegu dokumentów oraz dokumentacji charakterystycznej dla klienta.

Czy można zaktualizować istniejące instrukcje i wykaz akt?

Tak. Analizujemy obowiązujące dokumenty i aktualizujemy je zgodnie z aktualnym stanem prawnym, strukturą organizacyjną oraz rzeczywistymi zadaniami jednostki.

Czy pomagacie w zatwierdzeniu normatywów przez Archiwum Państwowe?

Tak. Jednostkom państwowym i samorządowym możemy zapewnić reprezentację w uzgodnieniach z właściwym archiwum państwowym, aż do zatwierdzenia kompletu.

Czy pracownicy otrzymują szkolenie?

Tak. Realizacja może zakończyć się szkoleniem z praktycznego stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Wybierz gotowy zestaw albo zamów indywidualne opracowanie

Sprawdzimy, które rozwiązanie będzie najkorzystniejsze dla Twojej jednostki i przygotujemy zakres wdrożenia.

Zapytaj o ofertę