Dokumentacja programu ASOA
Niniejsza strona jest publiczną dokumentacją wprowadzającą do programu ASOA. Szczegółowa instrukcja użytkownika będzie rozwijana wraz z wynikami 45-dniowych testów programu.
1. Rozpoczęcie pracy
- Pobierz paczkę programu ASOA.
- Rozpakuj ją na komputerze z Windows 10/11.
- Uruchom program i skonfiguruj jednostkę organizacyjną, użytkowników oraz podstawowe dane archiwum.
- Przed wprowadzeniem danych produkcyjnych wykonaj test na kopii lub wydzielonym zasobie.
- Regularnie wykonuj kopię bezpieczeństwa pliku bazy danych.
2. Role użytkowników
Administrator
Konfiguracja jednostki, kont, słowników i ustawień technicznych systemu.
Kierownik archiwum / składnicy akt
Obsługa całego zasobu, akceptacja spisów, lokalizacje, brakowanie, udostępnianie i pozostałe procesy archiwalne.
Kierownik komórki organizacyjnej
Tworzenie i obsługa spisów własnej komórki oraz przekazywanie ich do archiwum zgodnie z przyjętym obiegiem.
3. Ewidencja zasobu
Podstawowa hierarchia systemu to: Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych → Spis zdawczo-odbiorczy → Pozycja spisu → Jednostka archiwalna. Program zachowuje rozdzielenie poziomu pozycji i konkretnej teczki/tomu, co pozwala ewidencjonować wiele jednostek archiwalnych pod jedną pozycją spisu.
4. Moduły
- ewidencja składnicy akt / archiwum zakładowego,
- normatywy i wykaz akt,
- udostępnianie zasobu,
- brakowanie ze spisów,
- ewidencja i brakowanie z natury,
- porządkowanie z natury,
- skontrum,
- magazyny, regały i półki,
- inwentarz topograficzny,
- warunki klimatyczne,
- generator opisu teczki,
- specjalne spisy dokumentacji,
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- import i eksport danych, PDF i wydruki.
5. Licencja
Licencja programu ASOA jest obecnie bezpłatna.