Opisu przedmiotu zamówienia w przetargu na archiwizację dokumentów
Michał Łakomiec
Opis przedmiotu zamówienia w przetargu na archiwizację dokumentów
Tytułem wstępu słowo wyjaśnienia odnośnie użytego w artykule terminu przetarg. Ze względu na konieczność zwięzłej formy niniejszego opracowania słowem przetarg będę określał umownie wszystkie formy postępowań mających na celu wybór oferty wykonawcy usług archiwistycznych. Będzie to więc nie tylko przetarg w rozumieniu kodeksu cywilnego i prawa zamówień publicznych, ale również wszelkiego rodzaju konkursy ofert i zapytania ofertowe. Celem bowiem niniejszego tekstu jest przybliżenie właściwego opisu przedmiotu zamówienia w postępowaniu mającym na celu wybór wykonawcy usług archiwistycznych. Aby móc precyzyjnie określić przedmiot zamówienia należy określić najbardziej ogólnie usługę, którą jesteśmy zainteresowani. Archiwizacja dokumentów jest pojęciem niezwykle szerokim i nie wynika z niej, czy dokumenty, których dotyczy zapytanie mają zostać uporządkowane, uporządkowane i przejęte w celu dalszego przechowywania, czy tylko przechowywane do zakończenia okresu wymaganego przepisami prawa. Mamy więc do czynienia z następującym opisem przedmiotu zamówienia w zależności od prowadzonego postępowania:
1. Opis przedmiotu zamówienia w przetargu na porządkowanie dokumentów w archiwum zakładowym lub składnicy akt.
2. Opis przedmiotu zamówienia w przetargu na przechowywanie dokumentów po likwidowanej jednostce organizacyjnej.
3. Opis przedmiotu zamówienia w przetargu na przechowywanie dokumentów działającego przedsiębiorstwa.
W każdym z powyższych przypadków najistotniejsze jest podanie rozmiaru zasobu, który ma zostać zarchiwizowany. Archiwistyczną miarą wielkości zasobu jest metr bieżący dokumentacji. Sposób mierze metra bieżącego dokumentów ilustruje zdjęcie poniżej.
Metr bieżący, jest więc wielkością wynikającą z pomiaru grzbietów dokumentów ułożonych systemem bibliotecznym na półce. Jeśli, ze względu na stan dokumentacji nie da się ocenić ilości metrów bieżących można: oszacować wielkość zasobu samemu, zaprosić oferenta, aby sam ocenił zasób, lub w opisie zaproszenia do składania ofert poprosić o cenę za metr bieżący. Najlepsze wydaje się być rozwiązanie pierwsze. Oferent rzadko przyjeżdża na pomiar dokumentów, gdyż generuje to koszty, ponadto ze względu na bardzo dużą ilość zleceń wielu oferentów może najzwyczajniej nie mieć na to czasu. Ostatnia możliwość, tj. wycena metra bieżącego może być niemiarodajna. Cena jednostkowa bowiem jest dużo niższa przy zasobie rzędu 200 m.b., niż przy zasobie dziesięciokrotnie mniejszym.
Jeśli mowa o przetargu na uporządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt należy podać jakiej kategorii dokumentacja podlegać ma porządkowaniu. Porządkowanie materiałów archiwalnych ze względu na większy nakład pracy i droższy materiał jest nawet dziesięciokrotnie(!) droższe. W przypadku dokumentacji niearchiwalnej, tj. kat. B dokumentów warto zwrócić uwagę, czy w skład zasobu nie wchodzi dokumentacja techniczna, akta osobowe, dokumentacja medyczna, ich porządkowanie bowiem może być droższe niż zwykłej księgówki. Często w przepisach wewnętrznych jednostek organizacyjnych zawiera się również specjalne wymogi odnośnie porządkowania dokumentacji o okresie przechowywania wyższym, niż 10 lat. Wówczas należy tego rodzaju informację opisać w przedmiocie zamówienia. Jeśli już o przepisach wewnętrznych, koniecznie należy poinformować wykonawców, czy zamawiający posiada normatywy kancelaryjno-archiwalne, tj. instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt. Tyle uwag technicznych odnośnie opisu zasobu. Poza wskazanymi informacjami warto poinformować wykonawców o godzinach, w których będą mogli wykonywać pracę, co pozwoli efektywniej zaplanować realizację usługi. Odnośnie wymogów formalnych stosowanych wobec wykonawców najistotniejszą kwestią jest wykształcenie. Jednym z najczęstszych błędów w przetargach jest wymaganie od wykonawcy ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego, pomijając wykształcenie techniczne i uniwersyteckie. Kurs kancelaryjno-archiwalny jest formą dokształcenia nie dającą sam z siebie żadnych uprawnień, podawanie więc tego rodzaju wymogu zamyka drogę wykonawcom dysponującym większą i jakościowo lepszą wiedzą. W Polsce funkcjonują w tym zakresie przepisu prawa określające wykształcenie osób, które usługowo zajmują się porządkowaniem i przechowywaniem dokumentów. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 nr 68 poz. 596), bo o nim mowa reguluje precyzyjnie kto, z jakim wykształceniem i praktyką może świadczyć usługi archiwistyczne. W formułowaniu wymogów w przetargach najrozsądniej więc powołać sie na przywołane rozporządzenie. W przedmiocie innych, niż tyczące zasobu wymogów przetargowych przychodzą mi do głowy jeszcze dwie kwestie, które znacząco ograniczają możliwość wzięcia udziału w postępowaniu. Pierwszą jest termin wykonania, drugą wadium. Termin wykonania powinien być realny. Mając na uwadze, że archiwistyka jest nauką ludzi dokładnych wskazywanie terminu 30 dni roboczych dla uporządkowania zasobu 300 m.b. na dodatek w godzinach 8.00-14.30 jest bezsensowne. Rozumiem, że zamawiający chciałby mieć wykonaną pracę szybko i sprawnie, jednak szybko nie zawsze znaczy dobrze. Wykonawcy również zależy na czasie, ponieważ każdy dzień jego pracy generuje koszty w postaci noclegów, utrzymania pracowników, delegacji itp. Jednak, aby zasób został uporządkowany dokładnie trzeba wziąć pod uwagę realny czas potrzebny do jego uporządkowania. Wadium w przypadku usług archiwistycznych jest kwestią dość kontrowersyjną. Usługi archiwistyczne, nawet najdroższe nie kosztują bowiem tyle, co budowa drogi, lub stadionu. Tego rodzaju inwestycje można dodatkowo zabezpieczać, w przypadku usług archiwistycznych rolę taką powinna spełniać polisa OC.
Przetargi dotyczące przechowywania dokumentów różnią się nieco od przetargów na porządkowania dokumentów. Zasadniczo nadal główną wartością stosowaną do wyceny jest ilość metrów bieżących. Różnica polega na tym, że tu, już na etapie postępowania zamawiający powinien podać orientacyjne chociaż ilości dokumentacji osobowo-płacowej, księgowej i specjalistycznej powstałej w związku z działalnością przedsiębiorstwa. Drugą istotną wartością jest stan uporządkowania. Należy zaznaczyć, na jakim nośniku znajduje się dokumentacja, czy posiada ewidencję, w co jest zapakowana oraz skąd miałby nastąpić jej odbiór. Pozwoli to wykonawcy oszacować ewentualne koszty opakowań i bezpiecznego transportu tak, aby zasób nie uległ uszkodzeniu lub zagubieniu. Jeśli przedsiębiorstwo powstało przed 1967 rokiem należy poinformować, wykonawców, czy z tego okresu zachowały się akta osobowe lub listy płac, a jeśli przedsiębiorstwo powstało przed rokiem 1951 wówczas należy wskazać, czy jakakolwiek dokumentacja z tego okresu podlega przejęciu. Przedsiębiorstwo oddające dokumenty na przechowanie mogło przejmować inne podmioty, domniemywa się więc, iż na zasadzie sukcesji weszło również w posiadanie dokumentów przejętej firmy. Taka informacja powinna zostać przechowawcy przekazana. Aby uchronić się przed ewentualnymi problemami prawnymi przedsiębiorstwo oddające dokumenty na przechowanie powinno zażądać okazania wpisu do rejestru przechowawców dokumentacji osobowo-płacowej od przechowawcy. Wpis ten zaświadcza, że zarówno infrastruktura posiadana przez wykonawcę, warunki przechowywania dokumentów, jak również wykształcenie personelu zapewniają najwyższe standardy obsługi zasobu. Warto zadbać o weryfikację aktualności wpisu i upewnić się, że przechowawca w wyniku kontroli nie utracił uprawnień do przechowywania dokumentów. Aktualną listę przechowawców z uprawnieniami udostępnia każdy urząd marszałkowski oraz Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych. Wpis do rejestru przechowawców gwarantuje również, że zaświadczenia oraz odpisy dokumentów pracowniczych wydawane byłym pracownikom będą honorowane w przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych tak, jakby wydał je pracodawca. Dokumenty wydawane przez podmioty nieuprawnione są przez ZUS odrzucane. Wreszcie jedno z częściej zadawanych pytań, co stanie się z dokumentami, gdy archiwum zakończy działalność. Warto w tym miejscu raz jeszcze odwołać się do polisy Oc. W przypadku spółki Archivia polisa taka jest tak skonstruowana, iż zapewnia środki na dalsze przechowywania dokumentów przez inny podmiot.
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. 2004 nr 19 poz. 177)