Archiwista - czyli kto?

Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> artykuły -> Archiwista - czyli kto?

Archiwista - czyli kto ?

Jakub Lutosławski

Archiwista - czyli kto ?

Mówiąc archiwista niemal wszyscy znani mi ludzi mają przed oczami widok starszego pana z resztką siwych włosów wokół łysiny w granatowym fartuchu i okularach krzątającego się wśród zakurzonych poszytów między regałami. To człowiek mało znaczący w urzędzie, o byle jakim wykształceniu - byle był, byle ktoś te stare księgi przynosił, a po wykorzystaniu odkładał je na półkę. Taki obraz archiwisty utrwaliło kino i literatura.

Współczesny archiwista musi być przede wszystkim odpowiednio, dość wszechstronnie wykształcony i posiadać wieloletnią praktykę w postępowaniu z dokumentacją. Pierwszym etapem do zdobycia wiedzy jest ukończenie odpowiedniej szkoły i zdobycie praktyki. Zgodnie z polskim prawem osoba, która zajmuje sie zawodowo gromadzeniem, ewidencjonowanie, opracowaniem i zabezpieczaniem dokumentacji powinna legitymować się ukończeniem:

1. studiów magisterskich lub wyższych studiów zawodowych ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną, lub

2. szkoły zawodowej kształcącej w zawodzie technik archiwista, lub

3. studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych innych niż określone w pkt 1 i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:

a) miesiąca w jednym lub kilku z następujących archiwów:

– archiwum państwowym,

– archiwum państwowym wyodrębnionym,

– archiwum szkoły wyższej,

– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy,

– archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż wymieniona w tiret czwarte,

– archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu terytorialnego,

– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, innej niż wymieniona w tiret szóste,

– archiwum zakładowym banku,

– archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji,

– archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała certyfikat systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001,

b) 6 miesięcy – przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:

– w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w tiret pierwsze, lub

4. szkoły średniej i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:
a) 3 miesięcy w archiwach wymienionych w pkt 3,
b) 6 miesięcy przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:
– w charakterze przedsiębiorcy, o którym mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze,
– w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze.

Zdobycie wykształcenia wymaganego przepisami prawa jest jedynie pierwszym krokiem do rozpoczęcia pracy archiwisty. W min. 70% bowiem praca ta wymaga doświadczenia. We wszystkich wskazanych wyżej szkołach, w których naucza się w cyklu kształcenia wykraczającym poza kurs kancelaryjno-archiwalny tylko przy odrobinie szczęścia i odpowiedniej kadrze naukowej można zetknąć się z praktyką. W większości przypadków porządkując archiwum archiwista ma przed sobą pryzmę dokumentów - wielki stos teczek i segregatorów, których wygląd zewnętrzny - nierzadko zawierający odciski obuwia świadczy o tym, że dokumenty te nie służą do bieżącej działalności. Człowiek po kursie kancelaryjno-archiwalnym, a często o ironio po studiach archiwistycznych nie poradzi sobie z uporządkowaniem takiego zasobu. Pierwszy dlatego, że najzwyczajniej kurs kancelaryjno-archiwalny jest zbyt krótką formą kształcenia, aby można było nauczyć się o archiwistyce czegokolwiek, drugi, ponieważ studia archiwistyczne kształcą archiwistów obsługujących zasoby historyczne, a nie dokumentację współczesną. Jeśli już archiwista zetknie się z zasobem historycznym koniecznością jest znajomość co najmniej dwóch z trzech języków używanych na ziemiach polskich. Łacina, język niemiecki i rosyjski mogą pojawić się w dokumencie okresu staropolskiego i w dokumencie z okresu zaborów, ten ostatni także w dokumencie z okresu tzw. demokracji ludowej. Dodatkową trudnością w rozczytywaniu starych dokumentów jest dukt stosowany przez urzędnika. Nierzadko mamy do czynienia z dokumentem w języku rosyjsko-polskim lub dokumentem łacińskim z polskimi naleciałościami gramatycznymi. Wyzwaniem może być również próba odczytania dokumentu staropolskiego, w którym język staropolski miesza się z łaciną. Dużym problemem przy odczytywaniu takiego dokumentu może okazać się jego datacja. W okresie staropolskim wykorzystywano bowiem system chronologiczny oparty na łacińskim cyzjojanie krakowskim.

Dodatkową kwestią związaną z porządkowaniem archiwów usługowo jest dokładna praca pod presją czasu. Denerwujące i aż nazbyt częste są niekonsekwencje w systematyzacji zasobu, rażące błędy w opisach jednostek archiwalnych lub brak samych opisów, błędna kwalifikacja, rozpoczynanie spisów od numeru pierwszego pomimo istnienia wcześniejszej ewidencji.

W związku z dynamicznym rozwojem informatyki od archiwisty wymaga się biegłej znajomości obsługi komputera w sposób, który umożliwi mu szybkie i sprawne uporządkowanie zasobu oraz wydrukowanie opisu teczki aktowej. Pozwala to zaoszczędzić czas, a wygląd zewnętrzny jednostek archiwalnych czyni przejrzystym i czytelnym. Przy okazji wyglądu samych jednostek aktowych należy zwrócić na rozwój rynku opakowań archiwistycznych w Polsce. Masowo niegdyś stosowane poszyty lub quasi poszyty* są mało wygodne w stosowaniu, ponieważ sznurek lub tasiemka podczas zdejmowania jednostki archiwalnej z półki mogą się przerwać, a z pewnością zahaczyć o tasiemkę innej jednostki. Toteż formując jednostki archiwalne polecam stosowanie pudeł na większe jednostki lub teczek na jednostki mniejsze. Ten, czy inny sposób opakowania dokumentów wymaga od archiwisty znajomości rynku opakowań - tektur, teczek, tasiemek, igieł ale również przepisów w zakresie opakowania akt.

Warto, aby archiwista przy okazji porządkowania zwrócił uwagę na wszystkie aspekty działalności archiwum zakładowego lub składnicy akt i poinformował o zauważonych nieprawidłowościach zleceniodawcę (najlepiej pisemnie w sprawozdaniu). Nie tylko bowiem sam sposób prowadzenia ewidencji, sam stan zewnętrzny zasobu znajduje się w kręgu zainteresowań archiwisty. Ważny jest również sam lokal archiwum, jego położenie, wyposażenie oraz potencjalne zagrożenia dla przechowywanych dokumentów zeń wynikające. Tutaj przyda się wiedza z zakresu profilaktyki archiwalnej ale również znajomość nowoczesnych technologii, które mogą zostać przy okazji użyte i umiejętność ich zastosowania w sposób nie generujący dużych kosztów. Wielki niedopatrzeniem systemu kształcenia archiwistów jest brak szczegółowego informowania o parametrach budowlanych lokali i technicznych wyposażenia w sposób umożliwiający archiwiście samodzielną budowę archiwum od podstaw.

Logiczną konsekwencją uporządkowania zasobu jest wybrakowanie i niszczenie dokumentacji przeterminowanej. W tym miejscu archiwista powinien wykazać się znajomością samej procedury brakowania, a w przypadku uzyskania zgody na zniszczenie również procesu niszczenia. Jeśli jednostka organizacyjna dysponuje odpowiednim sprzętem niszczącym wówczas archiwista musi umieć go obsłużyć. Jeśli nie posiada takowego wówczas może zlecić proces niszczenia, jednak aby dokumenty nie wylądowały w lesie lub najbliższym śmietniku powinien zadbać o wybór wiarygodnej firmy.

Podsumowując, współczesny archiwista poza bardzo dobrą lub wzorową znajomością sztuki porządkowania dokumentów powinien dysponować rozległą wiedzą i umiejętnościami z zakresu historii, prawa, administracji, informatyki, technologii papieru, budownictwa, ppoż., bhp i logistyki.

post scriptum

I najważniejsze - nie na 1/4 etatu, nie za 1500 zł miesięcznie, archiwista to człowiek robiący dużo więcej niż można by sądzić.

Pozdrawiam Koleżanki i Kolegów po fachu.

* poszyt jest formą wiązania dokumentów w sposób okalający i nie wykorzystuje dziurek wykonanych dziurkaczem.

Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 nr 68 poz. 596)