Tu jesteś: www.archivia.com.pl -> faq
 

FAQ

 

Najczęściej zadawane pytania
Dla Państwa wygody przygotowaliśmy zestaw odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.

Jak zmierzyć metr bieżący dokumentów, jak obliczyć metr bieżący

 

Jakie są kategorie dokumentów

Przykłady kwalifikacji

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji:

Symbolem "kat. A" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

Symbolem "kat. B" - oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

  • symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy (np. akta oznaczone symbolem B5 i dotyczące spraw załatwionych w 1999 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2005 r.). Po ustalonym okresie przechowywania akt i po uznaniu ich za nieprzydatne przez daną jednostkę organizacyjną akta te mogą być przekazane na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego,

  • symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE5, BE10, BE50, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie a). Ekspertyzę przeprowadza na wniosek danej jednostki organizacyjnej właściwe miejscowo archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kwalifikacji archiwalnej dokumentacji,

  • symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do archiwum zakładowego, ale w porozumieniu z tym archiwum i w trybie określonym w punkcie 1.

Jakie są kategorie dokumentów

 

Co oznacza kategoria A - Dokumentację kategorii A (materiały archiwalne),


Co oznacza kategoria BE50 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą w ramach procedury brakowania ekspertyzie archiwum państwowego po upływie 50 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B50 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 50 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B25 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 25 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B20 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 20 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B10 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 10 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B5 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 5 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B3 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 3 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria B2 - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną, podlegającą brakowaniu i niszczeniu po upływie 2 lat od jej wytworzenia, bądź zaistnienia innej okoliczności, jeżeli prawo wiąże z tą okolicznością początek biegu terminu przechowywania dokumentów


Co oznacza kategoria Bc - kategorię archiwalną oznaczającą, że dokumentacja do niej zakwalifikowana stanowi dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok
 

Przykłady dokumentacji wedle kategorii


Jakie są dokumenty kategorii A – dokumentacja o znaczeniu historycznym ze względu na jej dawne daty wytworzenia, albo znaczenie i zakres informacji powstająca w podmiocie wskazanym jako wytwórca materiałów archiwalnych

Jakie są dokumenty kategorii BE50 – akta osobowe pracowników wytwarzane w jednostkach państwowych i samorządowych powstające w ramach stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r., oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. - dla pracowników, dla których pracodawca nie złożył stosownego raportu informacyjnego

Jakie są dokumenty kategorii B50 - akta osobowe pracowników wytwarzane w jednostkach prywatnych, powstające w ramach stosunków pracy nawiązanych przed dniem 1 stycznia 1999 r., oraz w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. - dla pracowników, dla których pracodawca nie złożył stosownego raportu informacyjnego, zbiorcza dokumentacja płacowa jak np. listy płac, kartoteki wynagrodzeń zawierająca dane o wynagrodzeniach pracowników, których akta osobowe kwalifikuje się do kategorii B50

Jakie są dokumenty kategorii B25 – sprawozdania finansowe, dokumentacja o charakterze zbiorczym (plany, sprawozdania), bądź ze względu na treść posiadająca długotrwałe znaczenie (np. dokumentacja założycielska, organizacyjna, posiedzeń gremiów kolegialnych, własne akty prawne) dla jednostki samorządowej lub państwowej niewytwarzającej materiałów archiwalnych


Jakie są dokumenty kategorii B20 – indywidualna dokumentacja medyczna,


Jakie są dokumenty kategorii B10 – dokumentacja stosunków ubezpieczeniowych, dokumentacja z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumentacja udzielania świadczeń rodzinnych i z zakresu pomocy społecznej, dokumentacja dofinansowań stanowiących pomoc publiczną


Jakie są dokumenty kategorii B5 – większość dokumentacji księgowej, dokumentacja rozliczania podatków, opłat o charakterze publicznoprawnym, składek odprowadzanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych


Jakie są dokumenty kategorii B3 – dokumentacja dofinansowań udzielanych z funduszy Unii Europejskiej (nie stanowiących pomocy publicznej), listy obecności pracowników


Jakie są dokumenty kategorii B2 – grzbiety książeczek czekowych, niewykorzystane skierowania lekarskie


Jakie są dokumenty kategorii Bc – dokumentacja wtórna, o ile zachowały się jej oryginały (równoważniki), notatki robocze, wpływające niezamówione oferty niewykorzystane w toku udzielania zamówienia


 Jakie są rodzaje dokumentacji:

  • dokumentacja audiowizualna - utrwalona na takich nośnikach mechanicznych, jak fotografie, filmy, obrazy, nagrania telewizyjne i radiowe,

  • dokumentacja budowy - obejmuje pozwolenie na budowę wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych,

  • dokumentacja dźwiękowa - mechaniczny zapis dźwięku na płycie gramofonowej, taśmie magnetofonowej i wideofonowej, dyskietce i innym nośniku dźwięku,

  • dokumentacja geodezyjno-kartograficzna - zbiór map oraz materiałów fotogrametrycznych, teledetecyjnych, rejestrów, wykazów, katalogów danych geodezyjnych i innych opracowań powstałych w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych,

  • dokumentacja powykonawcza-obejmuje dokumentację budowy z naniesionymi zmianami dokonanymi w toku wykonywania robót oraz geodezyjnymi pomiarami powykonawczymi,

  • dokumentacja techniczna - ogół dokumentów w formie rysunków, kalk, opisów i obliczeń niezbędnych do realizacji projektowanego obiektu, urządzenia, wyrobu lub procesu technologicznego.

Dokumentacja jawna i niejawna

  • dokumentacja jawna - dokumentacja nie zawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami tajności,

  • dokumentacja niejawna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, chroniona,

  • dokumentacja ściśle tajna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „ściśle tajne",

  • dokumentacja tajna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, objęta klauzulą „tajne",

  • dokumentacja poufna - dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, objęta klauzulą „poufne",

  • dokumentacja zastrzeżona-dokumentacja zawierająca informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczona klauzulą „zastrzeżone".

Pozostałe pojęcia

 

Co to są daty skrajne

daty skrajne teczki to daty wytworzenia najstarszego i najmłodszego dokumentu znajdującego się wewnątrz teczki

 

Co to jest brakowanie dokumentacji

brakowanie dokumentacji niearchiwalnej to proces polegający na ocenie jej przydatności dla celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę,

 

Co to jest kwalifikacja archiwalna

kwalifikacja archiwalna to ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych i nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli kwalifikacyjnych,

 

Co to jest jednostka archiwalna

jednostka archiwalna to odrębna fizycznie jednostka dokumentacji (księga, teczka, poszyt, mapa, fotografia, krążek taśmy magnetofonowej i filmowej, dyskietka itp.),

 

Na czym polega klasyfikacja dokumentów

klasyfikacja - podział dokumentacji na grupy rzeczowe ustalone przez twórcę zespołu w jednolitym rzeczowym wykazie akt prze nadanie jednostkom archiwalnym stosownych symboli klasyfikacyjnych,

 

Co to jest komórka merytoryczna

komórka merytoryczna - właściwa komórka organizacyjna aktotwórcy, do zadań której - zgodnie z regulaminem organizacyjnym - należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy i która powinna posiadać całość materiałów (akt) w tym zakresie,

 

Co to jest komórka organizacyjna

komórka organizacyjna - departament, biuro, zespół, wydział, referat lub inna komórka wewnętrzna w instytucji,

 

Porządkowanie materiałów archiwalnych
porządkowanie materiałów archiwalnych - polega na prawidłowym ich ułożeniu wewnątrz teczek aktowych, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu,

 

Co to jest składnica akt i czym różni się od archiwum zakładowego

składnica akt to komórka wewnętrzna gromadząca i przechowująca z reguły tylko dokumentację niearchiwalną, znacznie rzadziej także materiały archiwalne dziedziczone lub zdeponowane innych twórców. Archiwum zakładowe to komórka organizacyjna przechowująca materiały archiwalne własne, wytwarzane w jednostce organizacyjnej, której jest częścią. W jednostkach, które posiadają decyzję właściwego terenowo archiwum państwowego o wytwarzaniu materiałów archiwalnych funkcjonuje archiwum zakładowe. Tam, gdzie decyzji tej nie ma dokumentację przechowuje sie w składnicy akt.

 

Co to jest sygnatura archiwalna

sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie w archiwum zakładowym, składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów i liczby porządkowej, pod którą w tym spisie dana jednostka, archiwalna została wpisana.

 

Co to jest symbol klasyfikacyjny

symbol klasyfikacyjny to oznaczenie cyfrowe hasła klasyfikacyjnego danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt, który stanowi jednocześnie część składową znaku akt.

 

Co to jest symbol kwalifikacyjny

symbol kwalifikacyjny to oznaczenie literowe kategorii archiwalnej danej grupy spraw ujętej rzeczowym wykazem akt: „A" dla materiałów archiwalnych oraz „B" i „BE" z dodaniem cyfr arabskich, a także „Be" dla dokumentacji niearchiwalnej; cyfry arabskie określają okres obowiązkowego przechowywania akt.

 

Co to jest zespół archiwalny

zespól archiwalny to całość kancelaryjnej produkcji aktowej, niezależnie od jej formy, powstałej w trakcie wykonywania przez jednostkę organizacyjną jej zadań statutowych. Zasadą zespołu archiwalnego jest wytworzenie go przez odrębnego ustrojowo twórcę.

 

Co to jest znak akt

znak akt to zespół symboli określających przynależność akt danej sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt.

 

Co to jest znak sprawy

znak sprawy to zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw. Znak sprawy tworzy się najczęściej poprzez podanie skrótu literowego komórki organizacyjnej, która akta wytworzyła, symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, numeru sprawy w danym roku oraz całości lub dwóch ostatnich cyfr roku. Wszystkie wymienione elementy oddziela się znakiem graficznym wskazanym w instrukcji kancelaryjnej. Niedopuszczalna jest zmiana znaku sprawy, także pomimo rozciągnięcia sprawy w czasie.

 

Co to jest Archiwum zakładowe

archiwum zakładowe to wewnętrzna komórka w jednostce organizacyjnej (zwykle państwowej) mająca za zadanie gromadzenie, przechowywanie ewidencjonowanie, zabezpieczanie i udostępnianie całości zbioru dokumentacji (kat. „A" plus kat. „B") jednostki organizacyjnej uznanej za wytwarzającą materiały archiwalne tworzące jego zasób archiwalny, oraz okresowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie materiałów archiwalnych, w określonym prawem czasie lub w razie likwidacji, do archiwów państwowych.

 

Co to jest dokumentacja kategorii BE

symbolem „BE” z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, określonego kwalifikatorem wskazanym cyfrą arabską, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione.

 

Co to jest dokumentacja kategorii BC

symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok.

 

Mapa strony  l  FAQ  l  Polityka cookies

 

Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011 l All rights reserved