Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy akt
Jakub Lutosławski
Rola i zadania archiwum zakładowego i składnicy
akt
Zgodnie z art. 23 Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym z dnia 14
lipca 1983 roku archiwa państwowe
zajmują się gromadzeniem, ewidencjonowaniem, przechowywaniem,
opracowaniem, zabezpieczeniem i udostępnianiem materiałów
archiwalnych oraz prowadzeniem działalności informacyjnej. Archiwa zakładowe i
składnice akt
działają podobnie. Archiwa zakładowe jako podległe nadzorowi
Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wykonują te działania w
stosunku do materiałów archiwalnych. Ponadto zajmują się również
przekazywaniem materiałów archiwalnych do kreślonych oddziałów
terenowych Archiwum Państwowego. Składnice akt natomiast działające
w instytucjach nie podlegających nadzorowi Naczelnej Dyrekcji
Archiwów Państwowych wykonują działania ustawowe w odniesieniu do
dokumentacji niearchiwalnej. Wiele zatem działań archiwum
zakładowego i składnicy akt pokrywa się, a do momentu przekazywania
akt do archiwum państwowego jest identyczne.
Celem archiwum zakładowego i jest gromadzenie wszystkich akt
wytworzonych w instytucji bez względu na ich przynależność do
określonych kategorii archiwalnych. Rola więc, jaką ma do spełnienia
archiwum zakładowe czy składnica akt sprowadza się do dwóch
czynników. Po pierwsze odciąża poszczególne komórki organizacyjne od
akt niepotrzebnych, po drugie porządkuje akta i w przypadku archiwum
zakładowego przekazuje do właściwego archiwum państwowego. Działanie
zarówno archiwum zakładowego jak również składnicy akt nie jest
możliwe bez odpowiedniej współpracy z dyrekcją jednostki
organizacyjnej. Dyrektor bowiem wprowadza w życie określone przepisy
kancelaryjno-archiwalne na terenie danej jednostki. On również
wydaje dyspozycje do przeznaczenia środków materialnych na
funkcjonowanie archiwum takich jak np. pomieszczenie przeznaczone na
archiwum/składnicę akt czy jego wyposażenie. Dyrekcja również
odpowiada za zatrudnienie kompetentnego pracownika na stanowisku
archiwisty zakładowego. Wreszcie przy zgodnie dyrekcji archiwista
przeprowadza odpowiednie szkolenia personelu biurowego jednostki
bądź poszczególnych komórek w zakresie obiegu dokumentacji w firmie.
Personel archiwum zakładowego lub składnicy akt na podstawie
wewnętrznych przepisów kancelaryjno-archiwalnych ma za zadanie
współpracować z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego
tworzenia środków ewidencyjnych na których materiały archiwalne i
dokumentacja nierachiwalna trafią do archiwum. Archiwum (lub
składnica akt) jest również odpowiedzialne za
przechowywanie,
zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie akt. W praktyce oznacza to, że
jeśli akta i dokumentacja niearchiwalna trafią już na środkach
ewidencyjnych do archiwum należy je przejrzeć, odpowiednio opisać i
w razie potrzeby uporządkować, a następnie ułożyć na pułkach.
Archiwum (lub składnica akt) musi również zapewnić dostęp do akt
pracownikom w ramach czytelni naukowej. Powinny znajdować się w niej
katalogi oraz rewersy, które umożliwią personelowi poszczególnych
komórek skorzystanie z zasobu. Ważniejszym zadaniem wykonywanym w
archiwum (lub składnicę akt) jest brakowanie dokumentacji
niearchiwalnej, której okres przechowywania upłynął. Pozwala to na
oszczędność miejsca. Dbałość o zachowanie dokumentacji w
odpowiednim stanie fizycznym oraz prowadzenie odpowiednich w tym
celu prac konserwatorskich również leży w kompetencjach personelu
archiwum (lub składnica akt). Przekazywaniem materiałów archiwalnych
do archiwum państwowego zajmuje się tylko archiwum zakładowe ze
względu na charakter zasobu. Ono też ma obowiązek utrzymywać stały
kontakt z archiwum państwowym odpowiedzialnym za dane archiwum
zakładowe oraz przechowywane w nim materiały.
Rola archiwum zakładowego i składnicy akt jest ważna ze względu na
przechowywanie całości dorobku pracy zakładu. Tu znajdują się
dokumenty księgowo-finansowe, dokumentacja osobowo-płacowa, wreszcie
techniczna. Dzięki odpowiednim działaniom archiwistów można szybko i
sprawnie dotrzeć do określonych dokumentów.
Może ze względu na swój nadzór nad produkcją dokumentacji archiwum
(lub składnica akt) spełniać ważną rolę doradczą przy zatrudnianiu i
zwalnianiu pracowników. Wskazuje bowiem archiwista, w których
komórkach produkcja dokumentów, a co za tym idzie praca personelu
przebiega w sposób właściwy i harmonijny, a w których z różnych
względów jest to utrudnione. Doradza więc dyrektorowi w sprawach
kadrowych.