Warunki klimatyczne przechowywania dokumentów
Jakub Lutosławski
Warunki klimatyczne
przechowywania dokumentów
Sposób przechowywania dokumentów ściśle wynika ze sposobu przechowywania nośnika, na którym zostały one utrwalone. Inaczej bowiem przechowuje się dokumentację zapisana na papierze, inny sposób przechowywania jest właściwy dla dokumentacji utrwalonej w formie pliku na nośniku optycznym, jeszcze inaczej przechowuje się fotografie. Generalnie można w tym względzie wyróżnić dwa rodzaje nośników dokumentacji: papierowy i mechaniczny.
Pierwszy z nich nie wymaga specjalnego komentarza, i choć rodzajów papieru na współczesnym rynku artykułów biurowych jest co niemiara, warto podkreślić, iż specjalnych warunków przechowywania wymaga papier termoczuły, potocznie zwany "kalką". Można więc, ze względu na warunki przechowywania podzielić papier na posiadający duża ilość celulozy oraz taki, którego główny skład stanowią domieszki chemiczne. Właściwości papieru, umownie nazwijmy go tu "naturalnego" sprawiają, iż najlepiej przechowuje się do w tekturze bezkwasowej w temperaturze od 14 do 18 stopni Celsjusza, przy wilgotności powietrza na poziomie od 30 do 50% RH. Idealna temperatura przechowywania tego rodzaju nośnika dokumentów wynosi więc 16 stopni, natomiast wilgotność 40% RH. Warto jednak zaznaczyć, iż wahania dobowe wartości temperatury i wilgotności w pomieszczeniach, w których przechowuje się dokumentację papierową nie powinny wynosić więcej niż 1 stopień Celsjusza oraz 3% RH. Dokumentacja zapisana na nośniku "papierowym" o dużej zawartości domieszek chemicznych, np. paragony fiskalne powinna być przechowywana w niskiej temperaturze i wilgotności, najlepiej w chłodni. Emulsja bowiem, którą pokryty jest tego rodzaju "papier" wchodzi w reakcje po nagrzaniu lub kontakcie z klejem rozpuszczalnikowym, polietylenem i podobnymi związkami. Idealnym miejscem do podręcznego przechowywania niewielkich ilości tego rodzaju dokumentów są lodówki. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców nakazuje dokumentację papierową przechowywać w temperaturze od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni oraz w wilgotności względnej powietrza na poziomie od 45 do 60% RH przy dobowym wahnięciu +/- 5%RH.
Dokumentacja utrwalona na nośniku mechanicznym ze względu na formę zewnętrzną wymaga różnych warunków przechowywania. Do mechanicznych nośników dokumentacji zaliczają się: Fotografia czarno-biała (negatywy i pozytywy), Fotografia kolorowa (negatywy i pozytywy), Negatywy na szkle, Cylindry, dyski mechaniczne i pendrive'y, Taśmy magnetofonowe, taśmy video VHS, taśmy filmowe Beta SP i inne profesjonalne, płyty CD. Warunki klimatyczne przechowywania dokumentacji fotograficznej są identyczne dla zdjęć czarno-białych i kolorowych. Zarówno jedne, jak i drugie przechowuje się we względnej wilgotności powietrza wynoszącej od 20 do 50% RH przy maksymalnym dobowym wahnięciu na poziomie 5% RH. Temperatura, w której należy przechowywać zdjęcia w warunkach idealnych wynosi 2 stopnie Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu na poziomie 2 stopni. Maksymalna bezpieczna temperatura, w której można przechowywania fotografie wynosi 18 stopni Celsjusza. Negatywy na szkle - rzadki, acz niezwykle interesujący rodzaj dokumentu przechowuje sie w temperaturze 18 stopni Celsjusza przy maksymalnym wahaniu dobowym 2 stopni oraz w wilgotności względnej powietrza od 30 do 50%RH przy maksymalnym dobowym wahaniu na poziomie 5% RH. Dyski twarde oraz ich elementy zwane cylindrami są nośnikiem ciepłolubnym i przechowuje się je w podobnych warunkach, do pendrive'y. Producenci tego rodzaju nośników do przechowywania danych wskazują 60 stopni Celsjusza, jako temperaturę idealną pracy dysku. Rozpiętość temperatury przechowywania dysków oraz cylindrów waha się od 10 do 70 stopni Celsjusza lub, jak podają niektórzy nawet od -20 do +80 stopni C. Idealną zaś temperaturą, w której przechowuje się tego rodzaju nośnik w archiwach jest 10 stopni Celsjusza z dobowym wahaniem temperatury na poziomie 2 stopni. Dyski należy przechowywać w magazynach o wilgotności względnej powietrza od 5 do 95% RH, przy maksymalnym dobowym wahnięciu 5%, przy czym idealna wilgotność dla dysków to 40%RH. Warto również wspomnieć, iż tego rodzaju nośniki nie lubią gwałtownej zmiany położenia, zwłaszcza po rozruchu. Trzęsienie komputerem, jego pochylanie w momencie odczytu danych może spowodować uszkodzenie dysku. Taśmy VHS zwane potocznie Video a także taśmy Beta są materiałem bardzo wrażliwym na gwałtowne zmiany temperatury i wilgotności. Przyjmuje się, że właściwą do przechowywania tego rodzaju nośników jest temperatura na poziomie 15-18 stopni Celsjusza przy wilgotności względnej 30-40%RH. Przechowywanie kaset magnetycznych w skrajnych warunkach przy wahaniach dobowych temperatury powyżej 2 stopni Celsjusza i wilgotności powyżej 5% RH powodują uszkodzenia warstwy zapisu prowadzące do problemów z odczytem danych. ostatnim typem nośnika przechowywania danych są poliwęglanowe krążki o optycznej formie zapisu danych zwane potocznie CD (od compact disc). Idealny do ich przechowywania jest magazyn z wilgotnością względną powietrza na poziomie 30-40 stopni i temperaturą w od 12 do 20 stopni Celsjusza, gdzie maksymalne dobowe wahania temperatury wynoszą 2 stopnie, wilgotności zaś 5% RH.
Przechowując dokumentację, niezależnie od nośnika, na którym została zapisana zawsze należy pamiętać o odpowiednim opakowaniu oraz wyposażeniu magazynu. Dokumentację papierową o krótszym okresie przechowania - do 10 lat można przechowywać w teczkach i pudłach nie zwracając większej uwagi na parametry materiału, z którego wykonano opakowanie. W przypadku zaś dokumentacji o dłuższym okresie przechowywania, takiej, jak akta osobowe, czy materiały archiwalne warto zadbać o odpowiednie opakowanie. Poza usunięciem z takiej dokumentacji rdzewiejących z czasem elementów metalowych oraz wszelkich folii warto zainwestować w teczkę lub pudło z tektury bezkwasowej o niskiej zawartości ligniny w papierze. W przypadku dokumentacji zapisanej na nośniku mechanicznym niezbędne jest opakowanie specjalistyczne.
