Porządkowanie kopert dowodowych
Jakub Lutosławski
Porządkowanie kopert dowodowych
Koperta dowodowa to najprościej mówiąc jednostka archiwalna zawierająca kompletną dokumentację związaną z wnioskowaniem i wydawaniem dowodu osobistego lub w szerszym historycznym znaczeniu dokumentu stwierdzającego tożsamość.
Regulacje prawne w latach 1951-2010
Pierwsze powojenne regulacje w zakresie dowodów osobistych pojawiły się w Dekrecie Bolesława Bieruta z dnia 22 października 1951 r. o dowodach osobistych. Zmieniał on Rozporządzenie Prezydenta Rzeczypospolitej z dnia 16 marca 1928 r. o ewidencji i kontroli ruchu ludności. W regulacji poza informacjami ogólnymi o dowodach opisano sposób postępowania w sprawach o ich wydanie. Rozróżniano więc dowody osobiste o tymczasowe zaświadczenia tożsamości. Postępowanie w sprawie o wydanie dokumentów prowadzono w komórkach Milicji Obywatelskiej (Biurach Ewidencji Ludności i dowodów osobistych. W toku postępowania składano następujące dokumenty:
- świadectwo urodzenia lub inny dokument stwierdzający czas i miejsce urodzenia,
- dokument stwierdzający stosunek do służby wojskowej, jeśli osoba jemu podlegała,
- zaświadczenie władz meldunkowych stwierdzające miejsce zamieszkania,
- zaświadczenie z miejsca pracy lub nauki lub innych dokument poświadczający źródło zarobków,
- trzy fotografie oraz wypełnioną ankietę.
Ponad wymienione w dekrecie dokumenty pojawić się mogą: unieważnione dowody, zaświadczenia o zagubieniu dowodu, dokumentacja związana ze złożeniem tymczasowo dowodu z powodu służby wojskowej lub wyjazdu za granicę. Dekret Bieruta obowiązywał z niewielkimi zmianami do roku 1961. Zmienił się wówczas sposób regulacji kontroli ruchu ludności, pojawiła się więc potrzeba zmiany w zakresie postępowania w sprawie o uzyskanie dowodu osobistego. Ustawą z dnia 14 lipca 1961 r. o zmianie dekretu z dnia 22 października 1951 r. o dowodach osobistych dokonano zmian dekretu z 1951 roku ingerując w zawartość kopert dowodowych. Od tej pory przede wszystkim istotną częścią kopert był wniosek o wydanie dowodu, do którego załączano odpis aktu urodzenia oraz fotografie. Poza wskazanymi dokumentami należało urzędowi okazać, więc niekoniecznie dołączyć dokument stwierdzający stosunek do służby wojskowej oraz potwierdzający źródło dochodów. Koperty od tego czasu są więc szczuplejsze o dokumentację wskazaną do okazania, a nie załączaną.
Następna istotna zmiana przepisów, która uregulowała stan prawny w zakresie dokumentacji wnioskowania o dowody osobiste miała miejsce w 1974 roku i obowiązywała przez niemal kolejne 40 lat. Jest więc Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych zasadniczym źródłem prawa dla kształtowania zawartości kopert dowodowych. Przede wszystkim utrzymano przepisy o nieoznaczonym czasie ważności dowodu osobistego ( w późniejszych regulacjach konieczność periodycznej wymiany dowodu ustalono na 10 lat). W samej ustawie zawarto bardzo ogólnikowo kompetencje w sprawach dokumentów tożsamości, właściwości organów oraz kwestie meldunkowe. Bardziej istotny wydaje się być zestaw aktów wykonawczych do ustawy, a w szczególności Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 sierpnia 1974 w sprawie dokumentów stwierdzających tożsamość. Zestaw niezbędnych dokumentów w kopercie dowodowej znów uległ zmianie, jednak co ciekawe opatrzony został dość duża dozą wariantowości. Ewidentne dążenie władzy do ograniczenia ilości dokumentacji w procesie wydawania dowodów mogło sprawić dość duże problemy urzędnikom. Wniosek pozostał bez zmian i jego konieczność występuje zawsze, natomiast przedłożenie aktu urodzenia jest zależna od proweniencji dokumentu. Jeśli bowiem akt został wydany przez urząd, do którego wnioskuje się o dowód wówczas przedłożenie aktu nie było konieczne. Do wniosku dołączano fotografie i przed jego realizacją potwierdzano prawidłowość danych złożonych na akcie urodzenia, jeśli pochodził z obcego urzędu. Petentowi wydawano na wniosek potwierdzenie złożenia kompletu dokumentów w sprawie o wydanie dowodu. Zaświadczenie to wracało do urzędu w momencie odbioru dowodu przez wnioskodawcę. W przepisach wskazano okoliczności warunkujące wymianę dowodów. W przypadku wymiany mogą powstawać dokumenty potwierdzające złożenie wniosku, jednak bez samego wniosku. Dnia 19 czerwca 1984 roku uchylono rozporządzenie. Wprowadzono wówczas nową regulację istotną ze względu na zawartość kopert dowodowych. Nowe rozporządzenie Redy Ministrów z dnia 19 czerwca 1984 roku w sprawie dokumentów stwierdzających tożsamość wprowadzono na podstawie art. 44 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 roku o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Znów podstawą wydania dokumentu był wniosek wraz z fotografiami i znów złożenie aktu urodzenia zastosowano wariantowo. Jeśli wnioskodawca składał wniosek w miejscu innym, niż miejsce urodzenia, tj. w miejscu pobytu i pobyt ten był dłuższy niż 2 miesiące musiał uzupełnić wniosek o akt urodzenia. Tym niemniej pomimo takiej konstrukcji pozostawiono furtkę dla urzędnika, przy użyciu której mógł on zawsze zażądać aktu urodzenia. Regulacja taka nakazuje przypuszczać, że taki, czy inny dokument stanu cywilnego znajdzie się w tym miejscu w kopercie dowodowej. Wyjątkiem pozostaje zaczerpnięta z poprzednich przepisów sytuacja, w której wnioskodawcę zarejestrowano w urzędzie, przed którym wszczęto postępowanie. Do wymiany dowodu tym razem nie wystarczy złożenie tracącego ważność dokumentu tożsamości. Procedura wymiany przypomina wnioskowanie o nowy dowód i takie też dokumenty są efektem jej zastosowania. W rozporządzeniu z 26 czerwca 1987 roku postanowiono doregulować kwestie niezgodności danych. Jeśli bowiem występowała różnica należało pozostawić widoczny ślad po jej weryfikacji. Mogą więc w tym okresie wystąpić pisemne informacje o potwierdzaniu danych, tj. korespondencja w tej sprawie z innymi urzędami. W kwietniu 1993 roku, w związku ze zmianą ustroju nastąpiła graficzna zmiana wyglądu dowodu. Rząd Hanny Suchockiej dostosował wygląd dokumentów tożsamości do obowiązujących symboli heraldycznych i weksylologicznych. Można w związku z tym spodziewać się zwiększonego natężenia składanych wniosków. Proces ten z resztą trwał aż do 2010 roku. Sukcesywnie wymazywano kolejnymi rozporządzeniami relikty PRL zastępując milicję policją, urzędy państwowe gminnymi, PRL Rzeczypospolitą Polską. Całość ustawodawstwa z lat 1951-2010 wykazuje pewną zadziwiającą prawidłowość. Ilość dokumentacji w kopercie dowodowej malała, jednak zwiększał się zakres informacji, które władza chciała mieć o obywatelu. Większość więc nowelizacji dotyczyła wpisów w samym dowodzie osobistym, od bardzo lakonicznych informacji o dzieciach i rysopisie w początkach istnienia dowodów PRL aż do wnikliwych informacji o charakterze majątkowym i zdrowotnym. Warto wspomnieć jeszcze o jednej rewolucyjnej zmianie związanej z dowodami, która odbyła się w następstwie wydania Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty. W dokumencie tym nie tylko przedstawiono wzory formularzy składanych jako wnioski dowodowe, ale również nowy - plastikowy wzór dowodu osobistego, który ukrócał wszechobecne pieczątki i informacje gospodarczo-społeczne i osobiste posiadacza. Ewolucja technologii sprawiła, że prlowski sposób opisywania osoby powrócił do łask. Chipy elektroniczne w dowodach z jednej strony ułatwiają życie, gdyż zawarto w nich informacje istotne dla ich posiadaczy, z drugiej jednak ciężko nie odnieść wrażenia, że państwo znów chce wiedzieć o obywatelu więcej, niż potrzebuje do potwierdzenia jego tożsamości. Na zakończenie tej części informacja o opłatach, które obowiązywały przez jakiś czas. Za dowody osobiste opłaty te funkcjonowały w pierwszej dekadzie XXI wieku, jednak od wniesienia opłaty istniało wiele wyjątków. Tym niemniej w kopertach dowodowych z tego okresu można spotkać odcinki wpłat z tytułu wydania dowodu.
Podstawa prawna kopert dowodowych
Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. 2010 nr 167 poz. 1131) reguluje aktualny stan związany z dowodami osobistymi. Regulacja uwzględnia wiele nowoczesnych środków związanych z elektronicznymi uwarunkowaniami potwierdzania tożsamości. Komentarz do samej ustawy i jej słabych punktów nie jest przedmiotem niniejszego opracowania. Skupię się więc na procesie wydawania dowodu, a więc bezpośredniej przyczynie zawartości koperty dowodowej. Zasadniczym dokumentem wszczynającym procedurę pozostał wniosek o wydanie dowodu. W załączniku do niego ustawodawca ponownie wymaga fotografii. Pierwszy raz jednak opis samego zdjęcia jest bardzo sformalizowany. Nie jest to bez znaczenia dla zawartości koperty, bowiem osoba na zdjęciu może występować np. w ciemnych okularach o ile przedstawi stosowne zaświadczenie lekarskie. Zaświadczenie takie, jak sądzę można znaleźć w kopercie dowodowej. Kolejny dokument może pojawić się na etapie odbioru dowodu. W przypadku osoby odbierającej dowód przez pełnomocnika w kopercie pojawi się pełnomocnictwo od takowego. W kolejnej części koperty, już po wydaniu dokumentu można spodziewać się dokumentów związanych z dalszym losem samego dokumentu lub jego posiadacza. Nierzadko spotkać można korespondencję o znalezionym dowodzie, informacje od rodziny o odnalezieniu dowodu po zmarłym lub inne informacje pośrednio lub bezpośrednio wynikające z ustawy, dla których ustawa nie zastrzegła jednak formy pisemnej (informacje od policji, kuratora osoby ubezwłasnowolnionej), a mimo to można sądzić, że czynność dokumentuje się pisemnie. Ze sformalizowanych stricte ustawa zastrzega urzędową i prawnie opisaną formę dla: zawiadomienia od konsula RP w sprawie zagubienia, utraty lub uszkodzenia dowodu, względnie odnalezienie przez osobę trzecią. Utrata lub uszkodzenie dowodu osobistego zgłaszane przez właściciela również wymagają formy urzędowej, ustawowo opisanej w art. 48 ustawy. W art. 48a podobne postępowanie zastrzega się dla osoby podejrzewającej nieuprawnione użycie należącego do niej dowodu. W art. 52 opisano ciekawy przypadek unieważniania dowodu w formie decyzji administracyjnej w postępowaniu jednoinstancyjnym. Decyzja o unieważnieniu dowodu, ze względu na podanie nieprawdziwych informacji we wniosku zapewne również znajdzie się w kopercie, choć dokument ten jest raczej rzadkością, ponieważ powstaje albo w następstwie roztargnienia wnioskodawcy, albo jego złej woli.
Wreszcie najbardziej kontrowersyjny moim zdaniem artykuł ustawy, który nijak ma się do jej dalszego ciągu. Art. 53a mianowicie traktuje o sposobie postępowania z unieważnionymi dowodami osobistymi. "Zniszczeniu podlegają unieważnione dowody osobiste" brzmi pierwsze zdanie przepisu, a następnie w drugiej części określa, że w szczególności dotyczy to określonych rodzajów dowodów. Jeśli rozumieć przepis literalnie, czyli w jedyny właściwy sposób, to zniszczeniu podlegają wszystkie unieważnione dowody osobiste (!) i ich gromadzenie w kopertach dowodowych jest niezgodne z ustawą. Archiwa państwowe milczą w tym względzie i nakazują dowody zachować jako integralną część koperty opracowując je, w zależności od regionu Polski albo poprzez spaginowanie wraz z resztą teczki przy użyciu foliopisu, albo poprzez zapakowanie dowodu do oddzielnego opakowania (koperty, przekładki, owijki) i spagiowanie całości po jednej lub obu stronach. Z jednej strony ciężko się dziwić, gdyż przepisy dalszej części ustawy nakazują przechowywać dokumentację w teczkach (art. 62 ust. 4). Chyba słuszne jest postępowanie archiwów, biorąc pod uwagę, iż w praktyce archiwistycznej stosuje się zawsze przepis bardziej restrykcyjny.
Rozdział 7 ustawy reguluje sposób postępowania z kopertami dowodowymi i pierwszy raz w prawodawstwie jakikolwiek akt bezpośrednio opisuje dalszy bieg koperty po jej skompletowaniu i zamknięciu. W pierwszej kolejności ustawa określa okres przechowywania dokumentacji u aktotwórców, kwalifikując ją do kategorii B10 liczonej jednak od 1 stycznia następującego po roku śmierci osoby, której akta dotyczą. Ustawa odwołuje się bezpośrednio do zasady proweniencji wprost traktując o nierozdzielności dokumentacji i sposobie przechowywania jej w formie, w jakiej powstała. Tym niemniej prawodawca zaleca użycie kopert, jak sądzę zbiorczych dla dokumentów i opisanie ich w sposób zawierający przynajmniej imię i nazwisko, imię ojca, datę urodzenia, numer PESEL, oraz serię i numer dowodu osobistego. W tym miejscu zwracam uwagę, iż w praktyce zakłada się teczki/koperty dla określonych osób i grupuje się w nich koperty z różnych okresów historycznych, jednak dotyczących tej samej osoby. Ustawodawca w przepisach sugeruje pisząc o jednym numerze i serii dowodu o jednej kopercie dla jednego wniosku dowodowego. Jest to niepraktyczne i dobrze byłoby doregulować to w przyszłości jasno dając do zrozumienia, iż chodzi o jedną kopertę dla jednej osoby, a nie jedną kopertę dla jednego wniosku. W art. 62 ust.4 znajduje się katalog dokumentów, które powinny znajdować się w kopercie. Mają się w niej znajdować m.in. unieważnione i nieodebrane dowody, które zgodnie z art. 53a mają być nie rzadziej niż co 5 lat niszczone ! Poza dowodami koperta ma zawierać w szczególności (sic!): wniosek oraz dokument zawierający kod umożliwiający odblokowanie certyfikatu identyfikacji i uwierzytelniania oraz certyfikatu podpisu elektronicznego. Istotnym jeszcze, w przedmiocie omawianej ustawy jest fakt jej wejścia w życie, niemal 5 lat po uchwaleniu z dniem 1 marca 2015 roku oraz przepisy przejściowe do niej wydaje, iż do dnia 1 marca 2015 roku wszystkie sprawy załatwiane są dotychczasowym trybem.
Przykłady dokumentów z koperty dowodowej (z anonimizacją danych)
|
|
Koperta (opakowanie) dowodowa starego typu |
|
|
Koperta (opakowanie) dowodowa nowszego typu |
|
|
Wniosek dowodowy składany na podstawie ustawy z 1974 roku |
|
|
Odpis skrócony aktu urodzenia - załącznik do wniosku |
|
|
Pierwsza strona dowodu osobistego starego typu |
|
|
Kolejny wniosek dowodowy składany na podstawie ustawy z 1974 roku |
|
|
Kolejny wniosek dowodowy składany na wzorze z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty - strona 1 |
|
|
Kolejny wniosek dowodowy składany na wzorze z Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2000 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich wymiany, zwrotu lub utraty - strona 2 |
|
|
Opłata za wydanie dowodu osobistego - przykład z 2005 roku |
|
|
Zawiadomienie o utracie dowodu osobistego |
|
|
Upoważnienie - przykład dokumentu ubocznego |
|
|
Zawiadomienie o utracie/kradzieży dowodu osobistego - przykład |
|
|
Przesłane przez Urząd Stanu Cywilnego do Urzędu Gminy zawiadomienie o zgonie |
|
|
Dowód osobisty unieważniony na podstawie zawiadomienia o zgonie |
|
|
Unikatowy przykład dokumentu występujący w zachodniej części Polski - deklaracja wierności Narodowi Polskiemu (fotografia powyżej). Dokument ten nie miał określonej formy, występował jednak dość powszechnie na Opolszczyźnie, Ziemi Lubuskiej, Dolnym i Górnym Śląsku oraz na Pomorzu Zachodnim. Wraz z deklaracją wierności często występuje wniosek o przyznanie polskiej narodowości (fotografia poniżej). |
Porządkowanie kopert
Odnośnie porządkowania kopert dowodowych jedno jest pewne - nic nie jest pewne! Pomimo występowania zbliżonych do siebie zawartości kopert w każdej gminie sposób porządkowania zależny jest w znakomitej większości zwyczaju od panującego we właściwym terytorialnie archiwum państwowym, a diabeł tkwi w szczegółach! Stan taki oczywiście stwarza niepewność prawa i nie pozwoli obronić się w stu procentach przed posądzeniem o błąd. Po analizie wytycznych archiwów z większości terenu Polski w zasadzie powtarzalne i pewne są następujące elementy:
- pomimo, iż z wykazów akt wynika, iż koperty dowodowe są dokumentacją niearchiwalną żadne znane mi archiwum nie wyrazi zgody na ich zniszczenie, dlatego kategoria B10 jest pewnego rodzaju fikcją, na którą wszyscy się godzą (nie tylko z resztą w przypadku kopert dowodowych),
- dokumentację kopert dowodowych należy z technicznego punktu widzenia uporządkować jak materiały archiwalne lub w zbliżony sposób, niezależnie od jej kategorii,
- nie ma ogólnopaństwowych norm i przepisów, sztywnych i jasno określających sposób porządkowania i przekazywania do archiwów państwowych, nie ma również w tej sprawie przepisów branżowych, wskazówek metodycznych, ani norm Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych,
- dokumentację wyjmuje się z kopert i przekłada do teczek bezkwasowych (pewne archiwa wyjątkowo nakazują użyć do tego kopert bezkwasowych - po co? - skoro koperty są trudniejsze w "bezawaryjnym" korzystaniu),
- na spodzie teczki, tj. zapewne na wewnętrznej tylnej stronie zawrzeć należy informację o ilości stron, (czasem również miejscu i czasie opracowania oraz danych opracowującego),
- dokumentację należy pozbawić elementów metalowych i plastikowych w sposób bezpieczny dla integralności nośnika, na którym zostały zapisane,
- w większości zaleceń dokumentacji, co zrozumiałe i bardzo pożądane nie przeszywa się,
- dokumentacja wytworzona do 1979 roku włącznie (tj. jeśli osoba, której dotyczy do tego roku zmarła lub wyjechała) stanowi materiały archiwalne i jest kwalifikowana do kategorii A, dokumentacja zakończona w latach 1980-2010 włącznie jest dokumentacją niearchiwalną o kategorii BE50, akta zaś zakończone po roku 2011 są dokumentacją niearchiwalną o kategorii B10.
Archiwa państwowe i wszelkie opracowania oraz propozycje sugerują chronologiczny układ akt w teczce. W tym miejscu należy zastanowić się co to właściwie znaczy i czym jest w tym przypadku jednostka archiwalna. Przepisy wcześniej przytoczone, podobnież, jak choćby art. 33 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 grudnia 2002 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych (Dz. U. 2002 nr 236 poz. 1999 z późn. zm.) sugerują, iż jeden wniosek dowodowy stanowi jedną jednostkę archiwalną. Wszelkie jednak opracowania i wytyczne archiwów zdają się temu przeczyć. Grupują one bowiem wszystkie koperty dotyczące jednej osoby tworząc z nich jednostkę archiwalną. Postępowanie takie wydaje się być słuszne, łatwiej bowiem po nazwisku odnaleźć akta, niż po serii i numerze dowodu. W żadnym jednak przepisie nie jest to wyrażone expresis verbis. Przyjmuję więc, że dokumentacja jednej osoby, a więc najczęściej koperty dowodowe w liczbie przynajmniej dwóch, tworzy jednostkę archiwalną, w której głównym czynnikiem identyfikacyjnym jest imię i nazwisko osoby, której dotyczą.
Zakładając, że koperta jako opakowanie została założona jako pierwsza ona powinna rozpoczynać akta. Jeśli jednak traktować ją tylko jako opakowanie zgodnie z praktyką powinna być załączona jako ostatnia. Uważam, że dokumentację kopert należy rozpocząć od najstarszej założonej koperty (opakowania) paginując jej stronę zapisaną. (W ogóle sposób paginacji należy wskazać w przepisach, ponieważ w przypadku kopert dowodowych nie jest wcale oczywisty). Wniosek o wydanie pierwszego dokumentu tożsamości/dowodu powinien znajdować się zaraz za kopertą, w którą był opakowany. Tutaj również uwaga. Istnieją koperty, w których pierwszy wniosek złożono przed wprowadzeniem przepisów w 1951 roku. Przed pierwszym wnioskiem będzie więc kilka dokumentów zupełnie z wnioskiem nie związanych. Uważam, że analizując przepisy z 1951 roku uznać należy dokumenty nie związane z pierwszym wnioskiem za anteriora i umieścić je zaraz za kopertą, a przed wnioskiem, one również będą wyznaczać początkową datę skrajną jednostki. Za wnioskiem zaś należy umieścić wszystkie dokumenty będące załącznikami do wniosku. Dalsza część układu dokumentów w jednostce powinna być chronologicznym odzwierciedleniem składania samych wniosków. Przy czym zauważyć należy, iż w pewnym momencie może w teczce znajdować się informacja pisemna o przeniesieniu akt. Należy wyraźnie ją rozgraniczyć i umieścić pomiędzy wnioskami w taki sposób, aby wyraźnie oddzielała załączniki poprzedniego wniosku od wniosku złożonego w nowym urzędzie. Poza układem chronologicznym pewne, głównie techniczne trudności są związane z fotografiami występującymi jako luzy, oraz z dowodami osobistymi, tj. ciemnozielonymi książeczkami a następnie plastikami. Archiwa sugerują zakładanie oddzielnych opakowań, np. małych kopert i ich umieszczanie w odpowiednim miejscu, tj. dla zdjęć przy wniosku, dla dowodów przed kolejnym wnioskiem, albo na końcu koperty przed informacją o zgonie. Można tak oczywiście przyjąć, jednak sądzę, że to zbędne rozbudowywanie teczki i paginację bezpośrednio na materialne uznaję za właściwszą. W kwestiach spornych warto zawczasu, tj. przed rozpoczęciem porządkowania poradzić się pisemnie właściwego archiwum państwowego.
Kwestie techniczne
Jak już wcześniej wspomniano materiał, do którego przekłada się dokumentację powinien być bezkwasowy. Najczęściej, choć nie zawsze jest to teczka z kartonu bezkwasowego, rzadziej koperta. Za właściwszą i łatwiejszą w obsłudze uważam teczkę. Jest to bowiem materiał, który bez znaczącej szkody dla niego samego i akt można wielokrotnie rozwiązać i zawiązać. Nie wymaga szerszego omówienia również wspomniana kwestia usuwania plastikowych i metalowych elementów. Oczywistością jest pozostawienie plastiku na którym wyprodukowano dowody po 2000 roku a także elementów zespolonych z dokumentami w taki sposób, że ich usunięcie naraziłoby dokument na uszkodzenie. Wszystkie zapisane strony dokumentów należy spaginować przy użyciu miękkiego ołówka. Miejsce umieszczenia paginacji jest różne w zależności od regionu Polski. Sugeruję robić to zawsze w prawym górnym rogu strony, choć nie brakuje pomysłów, by róg ten był zewnętrzny. Dokumentów w przypadku kopert dowodowych nie zszywa się, choć niektóre urzędy nadal takiej praktyki wymagają. Zdecydowanie odradzam takie postępowanie, gdyż normą jest używanie do zszywania wielkiego dziurkacza, który niszczy informacje na dokumentach albo nici lnianych typu dratwa, które powodują rozdarcie tzw. papieru kalkowego. Opis teczki jest sprawą dość indywidualną i zależny jest od regionu Polski. W zasadzie pewne w opisie są elementy tradycyjnie będące jego częścią, tj. nazwa jednostki, komórki, kategoria, daty skrajne. Tytuł teczki jest zależny od sposobu jej opisu w archiwum państwowym i nie byłoby sensu nawet proponowanie jego brzmienia. Jedynym w tym przypadku pewnym elementem jest imię i nazwisko osoby, której akta dotyczą. Forma imienia i nazwiska sugerowana jest ostatnia informacja w teczce. Teczki pakuje się zwykle po klika lub kilkanaście sztuk do większych i trwalszych opakowań. Archiwa wymagają w tym zakresie tektury litej i opakowań z takiego materiału można spodziewać się w wytycznych. Na pudłach umieszcza się zakres sygnatur teczek weń zawartych.
Ewidencjonowanie kopert dowodowych
Ewidencja kopert dowodowych to najsilniej zregionalizowana kwestia w Polsce, dlatego wspominam o niej na zakończenie. Na etapie ewidencjonowania należy sobie zdawać sprawę, iż teoretycznie porządkowanie akt powinno się odbywać przynajmniej raz w roku, więc układ powinien być zdecydowanie chronologiczny. Biorąc pod uwagę, iż teczkę kończy zwykle śmierć człowieka, którego akta dotyczą logicznym jest, iż rok śmierci powinien być wyznacznikiem kolejności. Następnie w ramach roku dokumentację można uporządkować nazwiskami, choć w tym zakresie bywają oboczności. Tak czy inaczej spis dokumentacji mimo, iż odruchowo wiążemy go z aktami osobowymi nie powinien zakresem odbiegać od standardowego spisu Pu-A-30. Można spis rozbudować o kolejne rubryki, czasem do rozmiarów wręcz absurdalnie powtarzających zawartość wniosków dowodowych, jednak uważam to za zwyczajną megalomanię i zastosowanie minimalistycznych informacji właściwych dla najprostszego spisu zdawczo-odbiorczego uznaję za wystarczające. Numer PESEL, nr dowodu, imię ojca, adres zamieszkania, miejsce urodzenia, a czasem numer i serię dowodu - czyli zestaw kompletnych informacji, o które rozbudowuje się ewidencję uważam za nadmierny. Często, w przypadku starszych akt może się bowiem okazać, że większość rubryk pozostanie pusta, ich zastosowanie więc wydaje się zbyteczne. Tytuł jednostki archiwalnej w formie Koperta dowodowa - Jan Kowalski w zupełności wystarczy.
Koperty dowodowe są, jak wynika z powyższych informacji niewdzięcznym i czasochłonnym materiałem do porządkowania. Nade wszystko sposób ich porządkowania wydaje się mocno zregionalizowany i przynajmniej przepisami niedoregulowany. Warto więc przed rozpoczęciem porządkowania akt poradzić się właściwego archiwum państwowego w kwestiach spornych, aby ustalić właściwy, odpowiadający archiwum sposób ich porządkowania. Tym bardziej, że archiwa są zwykle właściwymi i kompetentnymi w przedmiocie instytucjami nie należy się ich obawiać!
Jakub Lutosławski
Dyrektor Składnicy Akt
Mapa strony l FAQ l Polityka cookies
Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011 l All rights reserved