Porządkowanie dokumentacji technicznej
Jakub Lutosławski
Archiwizacja dokumentacji technicznej
Dokumentacja techniczna jest specyficznym rodzajem dokumentacji nieaktowej. Ze względu na rodzaj inwestycji należy taką dokumentację podzielić zasadniczo na dwa rodzaje - budowlaną lub maszyn i urządzeń. Z uwagi na powszechny charakter pierwsza z nich jest częściej powstającą i wykorzystywaną w codziennym funkcjonowaniu przedsiębiorstw, toteż sposoby jej porządkowania wydają się istotniejsze. W pierwszej kolejności należy stwierdzić, że dokumentacja budowlana powstaje w kilku egzemplarzach i jest "dystrybuowana" wśród wszystkich podmiotów zainteresowanych w procesie inwestycyjno-budowlanym. Twórcą dokumentacji technicznej jest biuro projektowe, względnie projektant indywidualny. Po sporządzeniu projektów dokumentacja trafia również do inwestora i użytkownika. Użytkownik może być jednocześnie inwestorem, co jest najpowszechniejszym rozwiązaniem, jednak nie zawsze tak się dzieje. Zdarza się bowiem, że inwestorem jest np. urząd gminy, a użytkownikiem np. szkoła podległa urzędowi. W takim przypadku zwykle dokumentacja techniczna trafia do archiwum zakładowego urzędu, jako projekt inwestora oraz do kierownika administracyjnego szkoły, jako osoby odpowiedzialnej za remonty i przebudowy. Dokumentację techniczną w archiwum przechowuje się przynajmniej przez 5 lat, jednak okres biegu jej przedawnienia rozpoczyna się od momentu "utraty" budynku rozumianego jako sprzedaż lub przebudowa zasadniczo zmieniająca jego strukturę. Z uwagi na trudności w przewidzeniu długości użytkowania budynku dokumentację techniczną traktowano niegdyś wyjątkową kwalifikacją B99 chcą w ten sposób zwrócić uwagę na jej długotrwałą przydatność. Jest to jednak rozwiązanie nieprecyzyjne i mogłoby wprowadzać w błąd. Lepszym rozwiązaniem jest przyjęcie kwalifikacji BE5 i wskazanie początku biegu okresu przechowywania. Warto przy tym zwrócić uwagę, iż termin samego biegu przedawnienia jest trudny do ustalenia i może być odległy od momentu powstania samej dokumentacji. Z tego powodu dobrze jest dokumentację techniczną zabezpieczyć opakowaniem właściwym do stosowania dla materiałów archiwalnych, tj. tekturą bezkwasową oraz pozbawić wszelkich elementów metalowych i plastikowych, o ile nie wpływa to na kompletność i kolejność dokumentacji.
Przy porządkowaniu dokumentacji technicznej należy wziąć pod uwagę etapy inwestycji i towarzyszącą jej dokumentację aktową w postaci wszelkiej korespondencji w sprawie przygotowania inwestycji oraz jej rozliczenia. W samej strukturze dokumentacji technicznej zasadniczo należy wyróżnić etap wstępny budowy zwykle przedstawiany w postaci projektu koncepcyjnego oraz projektu zagospodarowania terenu; etap projektu technicznego obejmujący wszelkie opracowania techniczne ogólne i branżowe oraz etap techniczno roboczy zawierający dokumentację wykonawczą dla ekipy budowlanej. Ostatnim etapem wymagającym archiwizacji jest dokumentacja techniczna powykonawcza obejmująca wszelkiego rodzaju dokumentację powstałą po budowie i dokumentującą stan faktyczny budynku i wszelkie odchylenia od projektu technicznego.
Struktura opracowania dokumentacji technicznej powinna więc wyglądać następująco, gdyby przyjąć do zewidencjonowania dokumentacji ustandaryzowane formularze spisów zdawczo-odbiorczych stosowane i zalecane przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych:
|
Lp. |
Sygn. dok. techn. |
Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów |
Branża |
Stadium |
Ilość |
Nazwisko projektanta |
Data zakończenia opracowania projektu |
Uwagi |
|
|
teczek |
matryc |
||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
1 |
- |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt koncepcyjny |
Architektura |
Projektowe |
1 |
2 |
Mgr inż. Adam Kowalski |
05.05.2020 |
Oddane do użytku 01.2023 |
|
2 |
- |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt zagospodarowania terenu |
Architektura |
Projektowe |
1 |
7 |
Mgr inż. Adam Kowalski |
15.05.2020 |
Oddane do użytku 01.2023 |
|
3 |
|
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt budowlany |
Konstrukcyjno-budowlana |
Projektowe |
1 |
8 |
Inż. Jan Kohut |
20.05.2020 |
Oddane do użytku 01.2023 |
|
4 |
|
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt techniczny |
Elektryczna |
Projektowe |
1 |
5 |
Inż. Zbigniew Morawski |
04.06.2020 |
Oddane do użytku 01.2023 |
|
... |
...... |
....................... |
...................... |
.................. |
............ |
........ |
............... |
............. |
............ |
|
9 |
|
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt wykonawczy |
Konstrukcyjno-budowlana |
Wykonawcze |
1 |
15 |
Inż. Jan Kohut |
20.06.2020 |
Oddane do użytku 01.2023 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Powyższy, przykładowy spis dokumentacji technicznej jest ze swej natury dość przestarzały i nieporęczny. W toku bowiem rozwoju budownictwa i rynku usług po 1989 roku mocno odformalizowano procesy inwestycyjne związane ze wznoszeniem budowli. Dziś istotniejsze z formalnego punktu widzenia są daty uzyskania pozwolenia na budowę i ewentualnego pozwolenia na użytkowanie, niż zakończenie samego opracowania. W związku z tym praktyka zdobyta przy wielu porządkowaniach nakazuje przebudowę powyższego spisu w taki sposób, aby możliwie najpełniej, bez wyciągania teczek z archiwum, podawał dane niezbędne do identyfikacji już na etapie poszukiwania w spisie zdawczo-odbiorczym. Przykład takiego spisu przedstawiam poniżej:
|
Sygnatura |
Tytuł opracowania |
Nazwisko projektanta |
Daty |
Kategoria |
Liczba teczek |
Regał |
Półka |
Data zniszczenia lub zwrotu |
UWAGI |
|||
|
Opracowania projektu |
Uzyskania pozwolenia na budowę |
Data oddania obiektu do eksploatacji lub wycofania z realizacji projektu |
||||||||||
|
2 |
1 |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt koncepcyjny |
Mgr inż. Adam Kowalski |
2020 |
2020 |
2021 |
BE5 |
1 |
XII |
1 |
|
Termin liczy się od wyburzenia obiektu lub jego przebudowy zmieniającej bryłę lub charakter obiektu |
|
2 |
2 |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt zagospodarowania terenu |
Mgr inż. Adam Kowalski |
2020 |
2020 |
2021 |
BE5 |
1 |
XII |
1 |
|
Termin liczy się od wyburzenia obiektu lub jego przebudowy zmieniającej bryłę lub charakter obiektu |
|
2 |
3 |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt budowlany |
Inż. Jan Kohut |
2020 |
2020 |
2021 |
BE5 |
1 |
XII |
1 |
|
Termin liczy się od wyburzenia obiektu lub jego przebudowy zmieniającej bryłę lub charakter obiektu |
|
2 |
4 |
Magazyn usługowy ul. Przykładowa 1, 91-000 Łódź, Projekt techniczny |
Inż. Zbigniew Morawski |
2020 |
2020 |
2021 |
BE5 |
1 |
XII |
2 |
|
Termin liczy się od wyburzenia obiektu lub jego przebudowy zmieniającej bryłę lub charakter obiektu |
Mapa strony l FAQ l Polityka cookies
Wszelkie prawa zastrzeżone © Archivia 2011 l All rights reserved