Porządkowanie akt osobowych
Jakub Lutosławski
Porządkowanie akt osobowych
Akta osobowe pracownika to typowa dokumentacja niearchiwalna, jednak sposób jej porządkowania typowy już nie jest. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w art. 94 pkt. 9a nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy jest dość zróżnicowana i tworzą ją m.in.: akta osobowe, listy płac, kartoteki wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, dokumentacja źródłowa płac, rozliczanie wszelkich dodatków, itp. Najważniejsza poza listami płac i kartotekami wynagrodzeń dokumentacja zawarta jest w aktach osobowych pracownika. Sposób prowadzenia teczki akt osobowych szczegółowo uregulowano w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. W rozdziale 2 rozporządzenia ustawodawca nakazuje pracodawcy podział akt na część A, B i C.
W części A teczki gromadzi się i przechowuje dokumentację powstającą w związku z ubieganiem się pracownika o pracę. Będzie ona więc zawierać wszelkie opinie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, kserokopie dokumentów poświadczających wykształcenie i doświadczenie zawodowe oraz orzeczenia lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Jedynym bodaj dokumentem, który w tej części pracownik wypełnia w związku z aktualnym zatrudnieniem jest kwestionariusz osobowy, którego wzorzec zawarto w rozporządzeniu.
Część B teczki akt osobowych stanowią dokumenty powstałe w trakcie trwania stosunku pracy włącznie z samą umową o pracę. Dokumentów, które mogą znaleźć się w tej części jest wiele, a ich ilość wynika tylko i wyłącznie z aktywności zawodowej pracownika.
Część C akt osobowych zawiera wszelką dokumentację związaną z ustaniem zatrudnienia od momentu oświadczenia pracodawcy lub pracownika o rozwiązaniu umowy o pracę, a więc świadectwo pracy, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, badania lekarskie po zwolnieniu, zajęcia komornicze, a także często korespondencję związaną np. z wydaniem dokumentów do emerytury.
Podzielone na wskazane wyżej części, spaginowane teczki akt
osobowych powinny trafiać do archiwum zakładowego lub składnicy akt
wraz z końcem roku kalendarzowego, w którym zwolniono pracownika.
Dokumentacja powinna znaleźć się na standardowym środku ewidencyjnym
w postaci spisu zdawczo-odbiorczego akt. Wygodniejszym jednak
rozwiązaniem jest aktualizacja istniejącego spisu akt osobowych
poprzez dopisanie kolejnych pozycji. Rozwiązanie takie jest
dopuszczalne i w moim przekonaniu potrzebne zwłaszcza tam, gdzie
jednostka organizacyjna nie jest duża i archiwistą zakładowym jest
osoba nie wykonująca tej pracy w pełnym wymiarze czasu. Aby tego
rodzaju rozwiązanie mogło funkcjonować prawidłowo należy spis akt
osobowych w formie standardowego spisu zdawczo-odbiorczego lub spisu
zdawczo-odbiorczego akt osobowych porządkować latami zakończenia
teczek, a w ramach roku alfabetycznie. Oczywiście mogą się zdarzyć
sytuację, kiedy pracownik prześle po ustaniu stosunku pracy
korespondencję, która zmienia datę zakończenia prowadzenia teczki.
Wówczas datę tą należy wziąć w nawias kwadratowy i potraktować jako
posteriora akt, które nie mają znaczenia dla okresu
zatrudnienia i przechowywania teczki. Spis akt osobowych prowadzony
w proponowany sposób przedstawiałby się więc następująco:
Kolumna 1 - Liczba porządkowa.
Kolumna 2 - znak teczki, który w przypadku akt osobowych będzie
wszędzie taki sam, chyba, że wykaz akt ulegnie zmianie. Wówczas
sugeruję zmianę poprzednich symboli klasyfikacyjnych na aktualne.
Kolumna 3 - Tytuł teczki lub tomu - zawierać będzie początek tytułu
taki sam dla wszystkich teczek - "akta osobowe" z dopiskiem w
nawiasie kogo dotyczą (sugeruję kolejność nazwisko imię pisane w
mianowniku).
Kolumna 4 - Daty skrajne od - do - data wytworzenia pierwszego i
ostatniego dokumentu w teczce dotyczącego zatrudnienia, z dodatkiem
w nawiasie kwadratowym ewentualnych dopływów.
Kolumna 5 - Kategoria archiwalna - w tej kolumnie należy wpisać B50,
chyba, że akta osobowe zakwalifikowano do kategorii A, wówczas dla
takich akt należy założyć nowy spis zdawczo-odbiorczy.
Kolumna 6 - Liczba teczek - faktyczna liczba fizycznie występujących
teczek danej osoby.
Kolumna 7 - Miejsce przechowywania - zwykle w tym miejscu wpisuje
się numer regału łamany przez numer półki na regale. Jeśli jednak
magazynów archiwalnych jest więcej sugeruję rozpoczęcie numerowania
od numeru pomieszczenia.
Kolumna 8 - data zniszczenia dokumentacji.
Powyższy sposób porządkowania uwzględnia zastosowanie standardowego
spisu zdawczo-odbiorczego o wzorze nr Pu-A-30, jednak do
ewidencjonowania akt osobowych wprowadza się spisy zawierające
dodatkowe informacje o pracowniku. W spisie opracowanym pod
ewidencjonowanie akt osobowych Kolumna nr 3 dzieli się na podkolumny,
w których umieszcza się dodatkowe informacje o pracowniku. Kolumna 3
w takim układzie formularza wygląda następująco:
3a - Nazwisko.
3b - Imię.
3c - Imię ojca.
3d - Data i miejsce urodzenia.
3e - Ostatnie lub najwyższe zajmowane stanowisko służbowe.
3f - Data rozpoczęcia stosunku pracy.
3g - Data zakończenia stosunku pracy.
3h - Uwagi np. o przynależności do związku lub o rzadkim
wykształceniu, wykonywaniu ginącego zawodu.
Tak rozbudowany formularz pozwala, zwłaszcza w zakładach
zatrudniających tysiące osób ponad wszelką wątpliwość zidentyfikować
danego pracownika, jednocześnie w proponowanym modelu porządkowania
nicnie zmienia.
