Brakowanie akt
Michał Łakomiec
Brakowanie akt
(stan prawny na 2011 rok)
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest jednym z elementów procesu porządkowania dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku[1] brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Brakowaniu może ulec dokumentacja inna niż stanowiąca materiał archiwalny[2] tj., taka, która nie posiada trwałego znaczenia historycznego: politycznego, społecznego, gospodarczego i naukowego dla historii Państwa, jak i historii danego urzędu, instytucji lub jednostki gospodarki uspołecznionej[3]. Na brakowanie akt w jednostkach podlegających nadzorowi Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych wymagana jest jednorazowa lub generalna zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej lub jej części[4].
Brakowanie należy rozpocząć od sprawdzenia czy dla okresu, którego
akta mają ulec brakowaniu zachowały się materiały archiwalne. Jeśli
takowe się nie zachowały należy dokonać przekwalifikowania akt z
kategorii B na A. Przed przekazaniem akt na makulaturę należy
sporządzić niezbędne ewidencją oraz uzyskać pisemną zgodę właściwego
archiwum państwowego na ich zniszczenie przedkładając władzom
archiwum państwowego odpowiedni wniosek w tej sprawie z załączeniem
spisu brakowanych akt i protokołu z brakowania. Należy zwrócić
uwagę, iż brakowanie dokumentów nie jest równoznaczne z ich
niszczeniem. Niszczenie jest bowiem procesem fizycznego
unicestwienia dokumentu, brakowanie zaś jest jedynie wytypowaniem
dokumentów do zniszczenia.
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB DO
ZNISZCZENIA